Digitalizarea economiei globale si adoptarea accelerata a muncii la distanta au determinat Organizatia pentru Cooperare si Dezvoltare Economica (OCDE) sa initieze The Base Erosion and Profit Shifting, cunoscut deja ca BEPS 2.0, un set de reguli de planificare fiscala menite sa impiedice companiile sa exploateze lacunele din legile fiscale nationale ca modalitate de a evita plata taxelor. In timp ce conceptul de baza permanenta (Permanent establishment - PE) ramane un aspect important, munca la distanta introduce noi straturi de complexitate fiscala, care necesita o atentie sporita din partea companiilor.

Conform unui raport recent al OCDE (OECD releases BEPS 2.0 Pillar Two Blueprint and invites public comments), implementarea Pilonului I si Pilonului II ar putea creste veniturile globale din impozitul pe profit cu aproximativ 50 - 80 miliarde USD pe an.

In Romania, BEPS Pilonul II se aplica incepand cu 1 ianuarie 2024. Companiile au obligatia pregatirii calculelor pentru acest an, insa raportarea si platile aferente se vor face in 2026, astfel ca angajatorii trebuie sa aiba deja in vedere impactul acestei noutati. De adaugat faptul ca, prin implementarea Pilonului II, care stabileste o rata minima globala de impozitare de 15% pentru grupurile de intreprinderi multinationale cu venituri consolidate anuale de cel putin 750 de milioane de euro, companiile trebuie sa se asigure ca toate impozitele sunt raportate corect pe baza locului in care au rezidenta oficiala si locul in care lucreaza efectiv angajatii, nu doar unde sunt platiti. Mai mult, BEPS 2.0 intensifica monitorizarea riscului companiilor de a crea o baza permanenta in diferite jurisdictii prin intermediul angajatilor mobili, ceea ce inseamna ca angajatii care lucreaza in diferite tari ar putea declansa obligatii fiscale pentru angajatorii lor.

De exemplu, un angajat cu contract individual de munca cu o companie din tara A, decide sa imbine utilul cu placutul si sa lucreze pe parcusul unui an cateva zile pe luna din tari mai calde, tarile B, C si D, in care avea deja planificate concedii, fara sa isi anunte angajatorul de intentia sa de a lucra remote. Dupa cateva luni, in urma unui audit initiat de autoritatile fiscale din statul C, se descopera ca respectiva persoana desfasoara activitati dependente de pe teritoriul tarii in favoarea companiei din tara A si impune plata taxelor datorate conform legii atat la nivelul angajatului, cat si la nivelul angajatorului. Acest proces declanseaza verificari suplimentare din partea angajatorului care scot la iveala ca angajatul a prestat activitati similare si de pe teritoriile tarilor B si D. Situatia nu a fost gestionata in mod corect nici de angajat, care trebuia in mod normal (conform unei politici interne, dupa caz) sa solicite acordul angajatorului sa presteze munca de la distanta, nici de angajator, care avea obligatia monitorizarii activitatii angajatilor si a echipamentelor tehnice utilizate. Desi exemplul prezentat este unul simplist, in practica situatiile pot fi mult mai complexe si pot atrage riscuri fiscale pentru angajati si companii, deopotriva.

Asadar, daca un lucrator stabileste o prezenta intr-o tara, iar angajatorul nu este la curent cu aceasta schimbare a locului muncii (situatie cu care angajatorii s-au cam intalnit in practica si in pandemie, dar si dupa), acest lucru ar putea expune compania la crearea unei baze permanente, dar si la obligativitatea de a se conforma unor reglementari fiscale diferite, ceea ce poate complica semnificativ sarcina departamentelor de resurse umane, taxe si contabilitate. Sa nu neglijam faptul ca, desi in pandemie (dar si dupa) angajatii lucrau in mare masura remote, exista in continuare companii care nu au implementata o politica de lucru la distanta care sa prevada in mod expres conditiile de lucru de oriunde (cum ar fi perioada pentru care angajatii pot lucra remote, locatiile permise, modul de informare a angajatorului). Poate ca odata cu implementarea BEPS companiile vor acorda atentia cuvenita introducerii unei astfel de politici.

Obligatia de a monitoriza locatia si activitatea angajatilor la distanta devine astfel o prioritate pentru companii. Sistemele de urmarire a timpului si a prezentei trebuie sa fie adaptate pentru a reflecta cu precizie locatia de lucru a angajatilor si a se asigura ca datele sunt raportate corespunzator autoritatilor fiscale. Prin urmare, angajatorii trebuie sa investeasca in tehnologie si formare, precum si in dezvoltarea de politici interne care sa ghideze angajatii cu privire la modul in care munca lor la distanta poate avea implicatii asupra obligatiilor fiscale. In acest sens, se recomanda ca angajatorii sa inceapa aceste verificari inca dinainte ca BEPS sa intre in vigoare in Romania.

In concluzie, munca la distanta, in contextul BEPS 2.0, reprezinta un nou teritoriu fiscal care necesita o abordare strategica si detaliata. Companiile trebuie sa fie proactive in identificarea riscurilor fiscale si in implementarea de solutii pentru a asigura conformitatea. Educatia continua a angajatilor si adaptarea la legislatia in schimbare sunt esentiale pentru a naviga cu succes in acest peisaj fiscal complex.

Autori: Corina Mindoiu (foto stanga sus), Partener, Impozit pe venit si contributii sociale, EY Romania
Crina Onut (foto dreapta), Manager, People Advisory Services, EY Romania
Maria Ciudin (foto stanga jos), Consultant Senior, People Advisory Services, EY Romania