Autor: Daniela Grec (foto), Business Development EY Romania

Formularea si transmiterea mesajului potrivit catre seniorii din echipa unui proiect, intr-un mod cat mai clar si convingator, poate fi o provocare. Articularea concisa a mesajului poate influenta direct dezvoltarea cu succes a unui proiect si modul in care sunteti perceput. Vom aborda, mai jos, cateva tehnici simple, directe si de impact care sa va ajute sa comunicati cat mai eficient.

Comunicarea in mediul de proiect
Proiectele se dezvolta intr-un mediu in care schimbarile survin rapid si in care presiunile interne sau externe pot influenta planificarea, rezultatele vizate si graficul de livrare. Pe masura ce fluxul de informatii se intensifica, creste si nevoia luarii unor decizii rapide, ceea ce influenteaza modul in care comunicati cu echipa de seniori implicata in proiect. Intr-un atare context, complexitatea comunicarii poate duce la o interpretare gresita a mesajelor cheie sau chiar la ratarea lor totala de catre receptor.
Fiecare individ difera in functie de modul in care prefera sa primeasca si sa proceseze informatia prin: stilul sau de interactiune sociala, reperele sale culturale si timpul de care dispune. Prin urmare, comunicarea unor informatii complexe catre echipa de seniori implicata in proiect poate fi dificila, mai ales cand trebuie prezentate sau actualizate propunerile de abordare a proiectului. Este responsabilitatea dumneavoastra sa purtati discutii cu toate partile implicate intr-un mod cat mai simplu, mai concis si mai clar pentru a rezolva toate aceste provocari.

Planificarea comunicarii
Cand initiati comunicarea, luati in calcul caracteristicile, nevoile si asteptarile audientei, obiectivele comunicarii si mesajele cheie pe care vreti sa le transmiteti. Ca obiective, puteti avea in vedere: rezultatele vizate (decizii, puncte de vedere sau comentarii), contextul de comunicat, solicitarea de sfaturi/ consiliere, confidentialitatea. In ceea ce priveste mesajele cheie, acestea pot include: situatia privind evolutia proiectului, rapoarte de evolutie, escaladarea riscurilor, modul de realizare a documentatiei sau de abordare a proiectului.
Decideti care este cel mai potrivit format in functie de audienta, de obiectivele si de mesajele cheie pe care doriti sa le transmiteti.

Tehnici de distilare a mesajelor complexe
Pentru a sumariza mesajele complexe, exista o serie de tehnici pe care le puteti aplica pentru a distila informatia in mesaje clare, concise si cat mai simple:

1. Analizati un subiect in cadrul unui brainstorming folosind diagrama spider

Folosita intr-un brainstorming, aceasta diagrama va ajuta sa ”compartimentati” subiectul si sa identificati sub-temele care il compun. Recomandam folosirea acestei diagrame pentru a realiza prezentari sau pentru a sublinia un punct de vedere.

Sfaturi pentru realizarea unei diagrame spider:
► Incepeti prin a scrie in centru subiectul, intrebarea sau tema pe care incercati sa o comunicati
► Scrieti sub-temele cheie dinspre centru catre exterior, unindu-le cu o linie cu tema centrala
► Grupati sub-categoriile pe teme si evidentiati-le prin folosirea culorilor pentru a atrage atentia asupra anumitor puncte de interes
► Folositi concluziile care au rezultat pentru a grupa mesajele cheie si temele mari.    

2. Faceti prezentari concise sau in cadru unic
Numit si “slide PowerPoint unic”, acest instrument este o modalitate eficienta de a sumariza esenta unui mesaj intr-o singura pagina. Folositi cadrul unic in urmatoarele situatii: sumare privind progresul unui proiect, evidentierea unor optiuni cu avantajele si dezavantajele lor pentru discutarea oricarei alte teme care presupune discutii pe marginea ei.

Sfaturi pentru realizarea cadrului unic:
► Scurta introducere care sa puncteze contextul temei
► Obiective clare stabilite de la bun inceput
► Folositi culori si formate pentru a implica audienta
► Folositi tabele si diagrame pentru a sumariza informatia
► Asigurati-va ca ”cererea” dumneavoastra sau concluzia finala este afisata vizibil.  

3. Folositi “storyboarding-ul” pentru a reda clar si concis tema
Acest instrument va ajuta echipa sa aiba o viziune de ansamblu asupra temei, un fel de harta a povestii, care include definirea obiectivelor, titluri si mesaje cheie pentru fiecare capitol in parte. Aceasta abordare permite evitarea riscul unor potentiale confuzii din partea audientei si creste eficienta receptarii informatiei de catre echipa de proiect. Odata definite mesajele principale, urmeaza revizuirea storyboard-ului impreuna cu membrii echipei, ceea ce permite ca posibilele comentarii sau mentiuni sa fie identificate si rezolvate din timp.

Sfaturi pentru realizarea de storyboarding:
► Tineti cont de regula 80:20 – alocati suficient timp planificarii temei si fluxului acesteia si abia pe urma intrati in dezvoltarea de continut  
► Verificati regulat povestea pe parcursul intregului proces de structurare
► Construiti structura in formatul PowerPoint sau Word vizat
► Concentrati-va pe schitarea mesajului principal sau al textului initial pentru fiecare slide in parte
► Includeti orice comentariu si marcati-l prin casete colorate
► Odata completat storyboard-ul, rugati pe cineva care nu a fost implicat in proces sa-l parcurga  
► Revizuiti storyboard-ul cu liderii echipei de proiect sau validati-l cu un superior ierarhic.  

Pentru a va indeplini cu succes sarcinile si pentru a duce la bun sfarsit un proiect trebuie sa comunicati clar. Functionand ca o banda transportoare, comunicarea faciliteaza transmiterea obiectivelor care sa conduca la deciziile corecte si rezultatele asteptate. Claritatea mesajelor pe care le livrati are impact asupra calitatii relatiei cu echipa de seniori implicata proiect. Managerii de proiect aloca 90% din timpul lor pentru a comunica si pentru a gasi raspunsul potrivit la provocarile pe care le intampina. 65% din proiecte nu reusesc sa-si atinga obiectivele scontate din cauza comunicarii ineficiente si a formularii defectuoase a cazului de business.
V-am prezentat, mai sus, cateva tehnici simple si de impact care sa va ajute sa transformati mesajele complexe in actiuni intr-un mod cat mai eficient, sa va construiti o relatie solida cu echipa de seniori implicata in proiect si sa cresteti rata de succes a proiectelor pe care le gestionati.