In Monitorul Oficial al Romaniei, partea I, nr. 481 din data de 1 august 2013 a fost publicat Ordinul comun al ministrului fondurilor europene, viceprim-ministrului, ministrului dezvoltarii regionale si administratiei publice, ministrului mediului si schimbarilor climatice, ministrului economiei, ministrului muncii, familiei, protectiei sociale si persoanelor varstnice si ministrului transporturilor nr. 543/2366/1446/1489/1441/879 din 2013 pentru aprobarea Ghidului privind principalele riscuri identificate in domeniul achizitiilor publice si recomandarile Comisiei Europene ce trebuie urmate de autoritatile de management si organismele intermediare in procesul de verificare a procedurilor de achizitii publice.

Actul normativ reglementeaza urmatoarele aspecte:
- riscurile
- modificarea contractului de lucrari (modificarea substantiala - cand contractul devine substantial diferit fata de cel incheiat initial)
- identificarea conflictului de interese (in etapa de implementare a contractelor de achizitii trebuie sa se verifice daca persoanele implicate in procesul de verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor s-au angajat la firma castigatoare, pe parcursul a cel putin 12 luni de la semnarea contractului)
- recomandari privind managementul procedurii de atribuire (utilizarea cu precadere a procedurilor competitive; elaborarea documentatiei de atribuire; stabilirea unui termen realist pentru elaborarea si depunerea ofertelor; evaluarea ofertelor; redactarea contractului; evitarea modificarii contractului prin acte aditionale; aplicarea sanctiunilor prevazute in contract)
- recomandari privind identificarea riscurilor in procesul de verificare a procedurilor de achizitie.

Riscurile – deficientele identificate in procesul de verificare a procedurilor de achizitii finantate din instrumente structurale constau in:

- reducerea nejustificata a termenelor-limita ca urmare a publicarii unui anunt de intentie
Reducerea termenelor pentru depunerea ofertelor este operabila numai cand in continutul anuntului de intentie sunt incluse toate criteriile de calificare si selectie, precum si criteriul de atribuire. Factorii de evaluare vor fi detaliati in anunt doar daca sunt cunoscuti la momentul transmiterii acestuia.

- alegerea unei proceduri accelerate de atribuire a contractului
Accelerarea procedurilor de licitatie restransa/negociere cu publicarea prealabila a unui anunt de participare poate fi realizata doar daca nu a fost generata de o actiune sau o inactiune a autoritatii contractante si daca exista o justificare a situatiei de urgenta.

- publicarea unor criterii de calificare si selectie discriminatorii, insuficient de detaliate sau incomplete
Aceste criterii trebuie sa fie obiective, nediscriminatorii si proportionale cu complexitatea si obiectul contractului si sa reflecte posibilitatea concreta a operatorului economic de a indeplini contractul.
Ordinul cuprinde si cateva exemple de criterii restrictive de tipul: (i) solicitarea criteriului prin raportare la o anumita arie geografica restransa (e.g. unitate de productie stabilita in Romania); (ii) solicitarea de experienta similara specifica unui anumit tip de constructie (e.g. construirea de scoli in loc de constructii civile); (iii) solicitarea unor certificate sau autorizatii care nu sunt relevante pentru indeplinirea contractului (de exemplu, ISO 9001 de la producator).
Anuntul de participare si documentatia de atribuire trebuie sa contina aceleasi criterii de calificare si selectie.

- Utilizarea criteriului de atribuire “oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic” cu includerea unor factori de evaluare nerelevanti si/sau necuantificabili Factorii de evaluare trebuie sa reflecte avantaje reale si evidente pe care autoritatea contractanta le poate obtine, trebuie sa permita o departajare adecvata a ofertelor si sa evite pe cat posibil aprecierile subiective ale comisiei de evaluare. Trebuie evitata utilizarea ca factori de evaluare precum: (i) “timpul de remediere a defectiunilor” (perioada nu poate fi estimata la momentul procedurii de atribuire); (ii) “intelegerea caietului de sarcini si a obiectivelor proiectului” (poate include aprecieri subiective ale membrilor comisiei de evaluare).

- Excluderea automata a ofertantului cu pretul cel mai scazut pentru a compensa/a justifica eventualele probleme care pot aparea in derularea ulterioara a contractului, fapt care denota ca proiectul a fost conceput si pregatit insuficient sau prost Autoritatea contractanta, inainte de a lua o decizie de respingere a unei oferte ce prezinta un pret neobisnuit de scazut in raport cu ceea ce urmeaza sa fie furnizat/prestat, are obligatia de a solicita clarificari, precum si de a verifica raspunsurile care justifica respectivul pret.

- Modificarea anuntului de participare prin clarificari, si nu prin publicarea unei erate Modificarile trebuie publicate pe baza de erata, si nu de clarificari, deoarece pentru asigurarea principiului transparentei este necesar ca modificarile intervenite sa fie aduse la cunostinta tuturor operatorilor economici. Si prelungirea termenului de depunere a candidaturilor/ofertelor trebuie publicata prin erata in SEAP, intrucat este vorba de modificarea unei informatii obligatorii a anuntului initial.

- Respingerea solicitarii de modificare a datei-limita de depunere a ofertelor, la cererea ofertantilor

- Solicitarea de clarificari in timpul procesului de evaluare a candidaturilor/ofertelor in mod discriminatoriu (nerespectarea principiului tratamentului egal)

- Lipsa informatiilor obligatorii a fi cuprinse la nivelul comunicarilor privind rezultatul procedurii de atribuire, situatie care duce la depunerea de contestatii

- Neacordarea unui interval rezonabil de timp pentru activitatea de evaluare a ofertelor/negocierea modificarilor contractuale.

Łukowicz Cringureanu & Partners
Camera de Comert si Industrie a Romaniei
Bd. O. Goga nr. 2, Tr. 3, Et. 5, nr. 1-3, Sector 3, 030982 Bucuresti, Romania
T/F: (+4) 021 319 00 86 - Email: Această adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea. - www.bclaw.ro/www.lukowicz.pl
Bogdan Crîngureanu (foto), Managing Partner