Intr-un peisaj economic dinamic, calatoriile de afaceri au devenit un factor cheie in dezvoltarea companiilor si in consolidarea relatiilor comerciale. Astfel, aspectele referitoare la diurne devin importante, atat pentru angajatori, cat si pentru salariati. Indemnizatia de delegare zilnica neimpozabila in Romania este setata la un plafon maxim de 57,5 lei pe zi si in limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat. Conform Accace Romania, majoritatea angajatorilor din sectorul privat stabilesc nivelul diurnelor la limita superioara a plafonului neimpozabil. Prin comparatie, in majoritatea statelor membre UE, indemnizatia de delegare zilnica este de 35 euro pe zi, cu un maxim neimpozabil de 87,5 euro pe zi, in limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat.

Potrivit analistilor Accace, companiile private pot decide care este suma pe care o vor aloca pentru delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil. In lipsa unui contract colectiv de munca, este recomandat ca indemnizatia de delegare sa fie stabilita prin contractul individual de munca si prin regulamentul intern al companiei.

Durata maxima de delegare poate ajunge cel mult la 60 de zile calendaristice in 12 luni si se poate prelungi pentru perioade succesive de maximum 60 de zile calendaristice, insa numai cu acordul salariatului. In Uniunea Europeana, in majoritatea statelor membre, diurna zilnica se ridica la 35 euro, cu un plafon fiscal de 87,5 euro pe zi, respectand limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat.

Cum se stabilesc costurile acoperite de angajator in cazul deplasarilor de serviciu

In cazul deplasarilor in afara tarii, indemnizatia de delegare neimpozabila pentru angajatii romani din domeniul privat este de 2,5 ori nivelul legal al diurnei reglementate pentru personalul roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar. Aceasta se acorda in functie de suma stabilita prin lege in tara unde se realizeaza calatoria de afaceri. Perioada pentru care se acorda diurna zilnica in strainatate se poate determina in functie de mijlocul de transport utilizat (de ex. tren, masina si/sau avion), respectiv momentul trecerii frontierei sau decolarii si aterizarii avionului.

Pentru deplasarile efectuate in interiorul tarii, diurna neimpozabila se stabileste la nivelul legal acordat de catre institutiile publice, indexata cu 2,5. Suma se acorda pe zi calendaristica, fiind calculata de la plecarea pana la intoarcerea in localitatea in care salariatul isi are locul permanent de munca. In ceea ce priveste cuantumul diurnei datorate pentru o zi de delegare, legislatia din Romania nu impune vreo limitare angajatorilor privati, insa stabileste un plafon neimpozabil de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizatie, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul autoritatilor si institutiilor publice. Acest cuantum se traduce in 57,5 lei pe zi, in limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat.

Diferente in cazul deplasarilor interne si a celor din afara tarii: Romania vs. Polonia, Ungaria si Cehia

Pentru calatoriile de afaceri in interiorul Romaniei, conditiile de acordare a diurnelor si valoarea lor neimpozabila sunt aceleasi indiferent de localitatea unde este delegat salariatul. In schimb, pentru deplasarile in strainatate, diurna poate diferi in functie de tara unde este delegat salariatul.

Analizand modalitatea in care delegarea este reglementata in mai multe tari ECE, putem confirma ca aceasta suporta reglementari similare, dar nu identice. De exemplu, in ceea ce priveste cheltuielile de transport, in Romania, cheltuielile pentru vehiculele folosite exclusiv in scopuri profesionale sunt integral deductibile. Compania trebuie sa mentina un jurnal al kilometrilor parcursi, iar angajatul sa furnizeze bonuri pentru combustibil in vederea justificarii kilometrilor. Costul combustibilului se bazeaza pe consumul mediu si pe documentele prezentate de angajat. In cazul in care combustibilul este achizitionat in strainatate, costul este convertit in moneda romaneasca, avand la baza cursul BNR la data alimentarii autoturismului.

In Polonia, la inceputul fiecarei calatorii, angajatul trebuie sa inscrie in raportul de kilometraj numarul de kilometri parcursi afisat pe tabloul de bord al masinii. La sfarsitul fiecarei calatorii, angajatul trebuie sa introduca din nou numarul de kilometri efectuati. Diferenta dintre aceste doua numere reprezinta numarul de kilometri parcursi in timpul calatoriei. Pe baza acestor date, angajatul are dreptul la o compensatie. Tarifele sunt stabilite prin lege, in functie de tipul de vehicul si de marimea motorului.

Ungaria are proceduri similare pentru a justifica utilizarea masinii in scopuri de serviciu, inclusiv inregistrarea kilometrajului la inceput si sfarsitul calatoriilor. In plus, angajatul are dreptul la o compensatie pentru kilometrii parcursi si pentru combustibil daca masina este proprietatea angajatului sau a unei rude directe.

In Cehia, angajatul poate utiliza propriul autovehicul in timpul delegatiei, astfel, are dreptul la o indemnizatie de baza pentru fiecare 1 km parcurs, dar si pentru combustibilul consumat. Indemnizatia este destinata sa compenseze uzura autovehiculului, dar si service-ul acestuia.

Ce trebuie sa stie angajatii care se pregatesc de o calatorie in interes de serviciu

Potrivit specialistilor Accace, indemnizatia de delegare include, de exemplu, costul de masa si cheltuieli neprevazute: taxe de oras, autostrada si parcare, inclusiv taxe de internet. Cheltuielile de deplasare sau transport precum: bilet de avion, bilet de calatorie, combustibil, respectiv cheltuielile de cazare sunt si ele deductibile. Documentele necesare pentru justificarea acestor cheltuieli includ, de exemplu, decizia de delegare emisa de angajator, ordinul de deplasare, decontul de cheltuieli, facturile de cazare si transport, respectiv boarding pass-urile pentru deplasarile cu avionul. Una din cele mai eficiente metode de coordonare a tuturor acestor documente sunt software-urile dedicate gestiunii si decontarii cheltuielilor presupuse de calatoriile de afaceri, puse la dispozitie de companiile care asigura servicii de salarizare si administrare de personal.

Diurnele sunt considerate drepturi ale angajatului

Desi plata cheltuielilor de transport, cazare si indemnizatia de delegare sunt drepturi garantate salariatilor prin lege si/sau prin contractul colectiv de munca, Codul Muncii nu stabileste explicit o sanctiune contraventionala pentru situatiile in care aceste drepturi nu sunt respectate de catre angajator. Insa, angajatii care se considera lezati in privinta acestor drepturi au la dispozitie mijloace civile pentru a solicita respectarea lor, conform legii. Ca urmare, angajatorul ar putea fi supus unor costuri legale, inclusiv cheltuieli de judecata si executare, dobanzi si penalitati pentru neplata sumelor datorate angajatului etc.