• Majoritatea companiilor din Romania (68%) deruleaza activitatea de administrare personal cu resurse interne si doar 32% au externalizat serviciul
• Aproape 44% dintre firmele chestionate lucreaza cu un singur angajat pentru partea de administrare personal
• Peste jumatate (57%) din firmele romanesti din sondaj au indicat ca activitatea de salarizare este asigurata de o echipa interna, iar diferenta de 43% cu resurse externe
• 46% din companiile romanesti continua sa tina manual evidenta timpului lucrat (pontajul angajatilor)

In contextul aparitiei solutiilor de externalizare a serviciilor de administrare personal (HR), dar si de calculul al salariilor angajatilor, o concluzie ar fi ca o mare parte din firmele romanesti prefera, in continuare, sa deruleze intern ambele servicii.

Raportul intre companiile care lucreaza cu resurse interne pe cele doua componente si cele care au externalizat aceste servicii este relativ apropiat, deci este foarte posibil ca majoritatea firmelor romanesti sa opteze pentru cele doua variante „la pachet”. Sondajul a evidentiat faptul ca unele companiile lucreaza doar pe una dintre componente cu echipa interna, iar pentru celalalt serviciu apeleaza la un furnizor extern. Este de presupus, insa, ca acest model mixt de lucru este mai putin aplicat, din considerente de flux de lucru si decizii integrate pe cele doua componente - administrare personal si salarizare.

Modele de lucru in administrarea personalului companiei

Pe acest segment, mai mult de doua treimi dintre companiile participante la studiu (68%) au spus ca deruleaza intern aceasta activitate, in timp ce restul (32%) au preferat varianta externalizarii. Comparativ cu anul anterior, nu se observa nicio schimbare majora, proportiile fiind similare celor din 2022, ceea ce releva o stagnare in intentia exprimata anul trecut, aceea de a lua in calcul externalizarea acestui serviciu.

Cele mai multe companii din Romania care asigura din resurse interne administrarea personalului (44%) au indicat faptul ca aceasta activitate este realizata de o singura persoana, pe locul doi (26%) situandu-se firmele care au alocat, intern, doua persoane. Doar 12% utilizeaza trei persoane, iar restul de 18% lucreaza cu mai mult de trei persoane. Rezultatele sunt similare celor de anul trecut si este de presupus ca, pe fondul unei situatii economice sensibile, companiile au preferat sa mentina un numar redus de persoane care sa acopere aceasta activitate.

Mentiunea importanta aici este faptul ca la sondaj au participat, aproape la egalitate ca pondere in total, companii avand intre 1 si 250 de angajati – 58% (mici si medii) si companii avand de la 251 pana la 1.000 angajati si peste – 42%.

La intrebarea privind modul in care este generat pontajul angajatilor - automat sau manual - raspunsurile au fost relativ echilibrate, cu un mic avans al companiilor care au apelat la metode automate pentru pontaj, respectiv 54% dintre respondenti, restul de 46% folosesc in continuare metoda manuala de lucru. Nici la acest capitol nu s-a consemnat vreo diferenta fata de anul trecut, cand a fost inregistrat aceleasi raport intre cele doua metode de procesare, ceea ce poate fi interpretat drept un aspect relativ ingrijorator.

„Evident, este loc de crestere pentru accesarea solutiilor digitale de catre companiile romanesti, avand in vedere ca pe piata exista furnizori de softuri specializate care pot ajuta la automatizarea pontajului salariatilor si ulterior la extragerea facila a datelor necesare pentru calculul salarial”, a explicat Florentina Gheorghe, Manager, Global Compliance & Reporting, HR and Payroll Services, EY Romania.

Cat priveste erorile de raportare din ultimele 12 luni la inregistrarile in Revisal, platforma oficiala din Romania in care trebuie sa figureze angajatii si miscarile de personal, majoritatea covarsitoare a respondentilor (94%) a bifat intervalul minim (1 – 5 erori), in timp ce restul de 6% au avut intre 6 si 20 de erori.

Ca numar de raportari intarziate catre inspectoratul teritorial de munca in ultimele 12 luni, 87% dintre companiile respondente au declarat ca nu au avut nicio intarziere, iar restul 1-2 intarzieri. De asemenea, in marea lor majoritate (84%), respondentii au indicat faptul ca nu au existat erori in raportare, iar restul 1-2 erori.

Modelul externalizarii serviciilor de salarizare

Potrivit datelor studiului, aproape 60% dintre respondenti au indicat faptul ca deruleaza activitatea de salarizare cu resurse interne, iar ceilalti 40% lucreaza externalizat, printr-un furnizor de servicii specializat. Diferenta fata de anul trecut este aceea ca a crescut, cu 3 puncte procentuale, numarul companiilor care au optat pentru asigurarea serviciilor de salarizare cu resurse interne, in 2022 procentul de companii care isi desfasurau activitatile de salarizare cu resurse interne fiind de 57%, iar restul de 43% prin servicii externalizate.

Putin peste jumatate dintre companiile romanesti (56%) au nevoie, potrivit respondentilor, de trei pana la cinci zile pentru a intocmi si a transmite, conform procedurilor interne, documentele si informatiile catre echipa de administrare personal, in timp ce restul de 44% au nevoie de numai doua zile pentru aceasta activitate. Aceeasi intrebare a vizat timpul necesar transmiterii informatiilor catre echipa de salarizare, conform procedurilor interne, intrebare la care exact doua treimi dintre respondenti (66%) au spus ca intervalul este de 3 – 5 zile, iar restul (34%), de numai doua zile.

Rezultatele sondajului EY releva de asemenea faptul ca, din exemplele companiilor unde activitatea de calcul salarial este externalizata, la intrebarea privind media zilelor de intarziere la plata salariilor companiile au bifat zero zile de intarziere (97%) si doar 3% dintre respondenti au spus ca a fost vorba despre o zi de intarziere, ceea ce arata eficienta ridicata a acestui model. De asemenea, la intrebarea privind media numarului de reluari de calcul salarial (pe luna), 95% dintre respondenti, au raspuns ca nu s-au aflat in aceasta situatie, astfel incat se poate aprecia ca externalizarea serviciilor ofera siguranta companiilor ca procedurile sunt respectate.

Doar 5% dintre respondenti au declarat ca au avut intarzieri o data sau de doua ori. In contextul cifrelor de mai sus, foarte relevant este faptul ca majoritatea companiilor care au externalizat serviciile nu au intampinat intarzieri la plata salariilor si nu au fost necesare calcule aditionale.

Strategii pentru viitor

Din punct de vedere al strategiei de administrare a resurselor de personal si salarizare, in continutul sondajului s-a regasit intrebarea privind intentia de externalizare a acestor servicii si intervalul de timp planificat pentru a face acest pas. Intre cele trei variante de raspuns oferite de sondajul EY s-a inregistrat o egalitate perfecta, astfel: in urmatoarele 6 -12 luni – 33,33% dintre respondenti, peste 12 luni – 33,33% si sub 6 luni – 33,33%, proportii identice cu cele inregistrate anul trecut.

La intrebarea privind rationamentele care ar motiva companiile sa externalizeze serviciile de salarizare si administrare personal, peste jumatate dintre acestea (52%) au declarat ca nu isi doresc externalizarea acestor activitati, desi constientizeaza avantajele externalizarii. Eficienta activitatii, economia de costuri si, mai ales, expertiza pe care o asigura o companie specializata, in conditiile dificultatilor atragerii resurselor umane bine pregatite pe acest segment, sunt avantaje pentru care companiile nu exclud aceasta optiune in viitor.

Respondentii care au indicat faptul ca exista deja pe agenda externalizarea serviciilor de salarizare si administrare personal, au fost invitati sa precizeze si cat de importante sunt urmatoarele aspecte in selectarea viitorului furnizor. Calitatea serviciilor oferite a fost bifata de peste doua treimi dintre companiile participante la sondaj (67%), urmata de solutia software – 16%, costul serviciilor oferite – 12% si durata tranzitiei – 6%.

„Firmele romanesti ar putea lua in considerare externalizarea serviciilor, pentru ca un alt avantaj al externalizarii ar fi si scaderea costurilor interne asociate cu recrutarea si formarea unor specialisti care sa acopere cele doua arii, in conditiile in care pe piata muncii se resimte lipsa personalului specializat in domeniu”, adauga Florentina Gheorghe.

In cealalta jumatate a respondentilor (48%), respectiv a celor care ar opta pentru externalizare,  parerile au fost impartite, cel mai bun argument fiind cresterea calitatii serviciului, invocat de 19% dintre companii, apoi urmarirea unui model de business – 13%, scaderea costurilor interne asociate serviciului – 10% si, respectiv, reducerea numarului de angajati – 6%.

Rezultatele sondajului arata cateva beneficii majore ale externalizarii serviciilor de administrare de personal si de salarizare, printre acestea fiind acuratetea, respectarea termenelor de raportare catre autoritati si a platii salariilor, respectarea procedurilor interne ale companiei de catre furnizorul de servicii.

Deciziile privind politica de personal si sursele de informare legislativa

Decizia finala referitoare la externalizarea activitatilor de salarizare si administrare personal va fi luata la nivel de grup, au spus cele mai multe companii (45%), de catre departamentul financiar local – 26%, la nivel regional – 21% si de catre departamentul HR local – 8%.

In final, vizavi de sursele de informare legislativa utilizate de catre companie pentru modificarile din domeniul salarizarii si al resurselor umane, cei mai multi (46%) au spus ca utilizeaza un abonament la un portal legislativ, 34% apeleaza la servicii de consulanta externa specializata, 15% utilizeaza surse media si doar 5% consultanta interna la nivelul grupului.

„Este important de mentionat, referitor la acest aspect, faptul ca un abonament legislativ, in opinia mea, este obligatoriu intr-o companie. Actele normative sunt de multe ori ambigue si/sau interpretabile si este necesar ca decizia aplicabila, cea care se va implementa, sa fie dublata de asistenta de specialitate si opinia unui expert. O analiza atenta, bazata pe expertiza, in orice componenta a zonei de resurse umane si salarizare, poate fi salvatoare in cazul unui audit din partea autoritatilor”, explica Simona Tudor (foto), Manager, Tax,Global Compliance & Reporting, HR and Payroll Services.

Faptul ca sunt companii din Romania care apeleaza la mijloace moderne in activitatea curenta de administrare a personalului angajat si pentru calculul salarizarii, daca avem in vedere raportul relativ egal dintre pontajul automat si manual, la fel in cazul serviciul intern HR versus externalizare, este un aspect pozitiv, ca tendinta. Cea mai buna veste este insa aceea ca exista companii care vor externaliza aceste servicii (impreuna ori separat) in mai putin de 6 luni sau in urmatoarele 6 – 12 luni (insumand 67% dintre respondenti).

Chiar si in cazul companiilor care intocmesc pontajele manual ori ezita sa externalizeze serviciile de personal si de calcul al salariilor, este probabil ca, sub presiunea implicita a proceselor de digitalizare si accelerare a proceselor, aceasta varianta sa devina o alegere in viitor.