Concluzia analizelor de cost din ultimii ani arata faptul ca pentru ocuparea unui post, este de trei ori mai scump sa se recruteze o persoana din afara organizatiei, comparativ cu dezvoltarea unei persoane care este deja angajata in cadrul companiei.

Aceasta concluzie este corecta deoarece dincolo de cheltuielile directe alocate procesului de recrutare este nevoie si de timp si efort pentru a integra un om nou in companie, comparativ cu dezvoltarea unuia deja existent in organizatie. O analiza mai detaliata a costurilor de recrutare, scoate in evidenta componente specifice, pe care le voi prezenta mai jos.

Cheltuielile directe cu recrutarea includ sumele de bani pe care angajatorul le plateste pentru serviciile specifice. Aici este inclus in primul rand fee-ul de recrutare practicat de agentii, care poate oscila in functie de pozitia pentru care se face recrutarea de la 1 la 2 salarii lunare brute, in medie. O alta cheltuiala este cea corespunzatoare comunicarii intentiei de recrutare, respectiv taxa de publicare a anuntului de recrutare pe platformele dedicate, care poate varia de la 100 la 500 euro, per anunt, pe luna sau pentru cei care doresc anunt video, tariful poate atinge chiar si 1000 de euro. De asemenea, daca pentru anumite joburi sunt necesare testari speciale (integritate, motivatie, psihometrie etc.) atunci se mai adauga cheltuieli de pana la 800-1000 euro/pozitie. Tot in aceasta categorie, in functie de pozitia pentru care se face recrutarea, pot exista costuri pentru testarea specifica a candidatilor care pot varia foarte mult, in functie de resursele necesare (aparatura specifica, experti independenti etc.). In acest caz, pentru fiecare pozitie se testeaza lista scurta de doi sau trei candidati, iar costul este calculat per candidat. Aici se incadreaza fie pozitiile de top management, unde la finalul procesului de recrutare candidatii finalisti sustin un examen cu o echipa formata din specialisti din afara companiei, fie pozitiile foarte specializate (ex. cercetare – dezvoltare) unde candidatii sustin examenul final in fata unei comisii de experti, in cadrul unui laborator.

A doua componenta importanta este timpul. In conditiile in care sunt mai putini candidati eligibili decat pozitiile deschise, recrutarea unui candidat potrivit poate dura in medie 3 luni de zile. In acest caz, compania trebuie sa acopere un volum minim de munca al pozitiei pentru care se recruteaza prin delegarea temporara a unor sarcini de baza unor angajati existenti, platind acestora ore suplimentare sau bonusuri salariale. La nivel individual, desi remunerata, aceasta incarcare poate genera nemultumiri si stres pe termen mediu si lung, fapt ce duce la scaderea eficientei cu care angajatii trebuie sa-si atinga obiectivele specifice jobului permanent. Exista situatii cand putem vorbi de pierderi pe care compania le are din cauza lipsei de resurse umane pentru a putea prelua contracte cu clienti noi sau chiar neonorarea contractelor in desfasurare. Tot in aceasta categorie includem si perioada de familiarizare a noului angajat cu organizatia si responsabilitatile specifice pozitiei, asa numita “induction period” care poate sa insemne pana la 2-3 saptamani de training intern, pana cand noul angajat deprinde cunoasterea necesara pentru a deveni autonom in noul rol. Delegati ai anumitor departamente prezinta activitatea lor si a echipei noului angajat in cadrul unor discutii individuale sau de grup, si uneori fac chiar si demonstratii. In anumite cazuri, este posibil sa fie nevoie de deplasari pe teren pentru prezentarea pietei sau a facilitatilor de productie. Din pacate, nu toate procesele de recrutare se incheie cu semnarea unui contract de munca pe perioada nedeterminata. Exista situatii in care candidatul, desi a parcurs toate etapele si a acceptat oferta companiei, decide sa nu continue, decizie pe care o poate lua in timpul sau la sfarsitul perioadei de proba (1-3 luni). Astfel, se reia procesul de recrutare si se poate ajunge la o perioada de pana la 6 luni pentru stabilizarea unui om pe o pozitie deschisa.

A treia componenta, desi nu este cuantificabila, este foarte importanta. Este vorba de efortul personal depus pentru aducerea si integrarea unui nou angajat in companie. Aici discutam de o disponibilitate din partea managerului direct al noului angajat sau din partea colegilor, de a petrece timp atat in faza de interviu final, cat si in faza de instruire, ghidaj, explicatii, supervizare a activitatii noului coleg. Acest efort vine peste responsabilitatile deja numeroase ale fiecaruia si de aceea, nu este intotdeauna o activitate bine primita. Importanta acestei componente este data de faptul ca poate face diferenta in luarea deciziei finale de catre noul angajat, care desi a acceptat oferta financiara, decide sa nu ramana in organizatie pentru ca simte ca nu se poate integra.

In concluzie, tinand cont numai de aceste aspecte, vedem ca un proces de recrutare, chiar si unul bine facut, care se incheie cu permanentizarea candidatului selectat in cadrul organizatiei, implica multe resurse si genereaza costuri mari. Recuperarea costurilor se poate face intr-un interval de peste 3 luni pentru functii de executie si de peste 6 luni pentru functii de management, dar pe termen scurt, compania trebuie sa aloce un buget corespunzator si sa fie dispusa sa faca o investitie de timp, atat la nivel individual, din partea managerului direct, cat si din partea echipei.

Autor: Bianca Vuta (foto), Fondator HR Design Consulting