Multe companii discuta astazi despre cum pot folosi inteligenta artificiala in HR. Intrebarea mai incomoda este insa alta: unde este deja folosita AI, fara aprobare formala, fara reguli clare si fara ca organizatia sa poata explica ulterior rolul ei intr-o selectie, evaluare sau recomandare? Din ce vedem in piata, surpriza nu este ca AI a intrat deja in procese, ci cat de greu este uneori de identificat unde incepe si unde se opreste.

Pentru multi oameni, recrutarea pare inca un proces simplu: trimiti un CV, cineva il citeste, esti chemat sau nu la interviu, apoi primesti un raspuns. In realitate, mai ales in companiile care primesc sute sau mii de candidaturi, intre CV-ul trimis de candidat si decizia de a merge mai departe poate exista deja un instrument AI care sorteaza, compara, puncteaza sau recomanda. Candidatul vede un proces de recrutare, compania vede eficienta. Intre cele doua poate sta deja un algoritm.

Riscul real nu vine doar din AI-ul cumparat oficial si integrat in platformele de HR. Vine si din AI-ul mic, rapid si invizibil, folosit pentru a castiga timp, dar care poate ajunge sa influenteze evaluari, selectii sau recomandari. Nu AI-ul din contracte va fi neaparat prima problema, ci AI-ul din rutina. Aici apare miza „Shadow AI”: folosirea tacuta, fragmentata si greu de vazut a unor instrumente AI in activitatea de zi cu zi.

„AI Act” nu va intreba doar daca o companie foloseste AI. Va conta daca poate demonstra cum o foloseste, cu ce riscuri, cu ce supraveghere si cu ce impact asupra angajatilor sau candidatilor. Paralela cu GDPR ramane utila: dupa ce companiile au fost obligate sa stie unde sunt datele personale si ce fac cu ele, vor trebui sa stie si unde intra algoritmii in procesele de HR. In final, intrebarea nu va fi doar ce tehnologie a fost cumparata, ci si ce momente din proces au fost lasate sa fie influentate de tehnologie.

Nu orice utilizare a unui instrument AI in HR va insemna automat un sistem cu risc ridicat. Diferenta importanta este rolul pe care acel instrument il joaca in proces: ajuta la redactare sau ajunge sa influenteze selectia, evaluarea ori recomandarea finala? Cu cat impactul asupra parcursului profesional al unei persoane este mai mare, cu atat compania trebuie sa poata demonstra mai clar controlul uman, documentarea si gestionarea riscurilor.

AI-ul din rutina, nu doar AI-ul din contracte
Riscul nu apare neaparat acolo unde ne uitam prima data. Marile platforme de HR cumparate oficial sunt vizibile: au contracte, evaluari, discutii cu furnizorii si, de regula, macar un minim proces intern. Zona mai greu de controlat este cea informala, in care inteligenta artificiala este folosita rapid, cu intentii bune si fara sentimentul ca se intampla ceva riscant. Tocmai aici apare vulnerabilitatea: ceea ce pare doar un ajutor punctual poate deveni, fara prea mult zgomot, o etapa asistata de tehnologie.

Un recrutor poate folosi AI pentru a rezuma CV-uri sau pentru a compara rapid candidati. Un manager poate cere ajutor pentru redactarea unui feedback de performanta. O echipa poate folosi un chatbot pentru a formula intrebari de interviu. Cineva poate introduce intr-o aplicatie externa informatii despre candidati sau angajati, fara sa-si dea seama ca tocmai a mutat o bucata din proces intr-o zona pe care compania nu o controleaza.

Alte exemple sunt la fel de concrete: AI poate reformula motivele de respingere pentru candidati, sintetiza notite de interviu, redacta obiective anuale sau pregati o evaluare. Fiecare utilizare pare mica. Impreuna, ele pot influenta decizii importante, iar daca organizatia nu le vede, nu le poate controla. In HR, ceea ce pare o economie de timp poate deveni, foarte repede, o problema de responsabilitate.

Recrutarea este prima zona in care eficienta poate deveni risc
Pentru cine nu lucreaza in HR, riscul poate parea abstract. Devine insa foarte concret atunci cand un candidat este respins dupa ce CV-ul sau a fost filtrat automat, iar compania nu poate explica exact ce criterii au contat. Sau, atunci cand un angajat primeste o evaluare influentata de un text generat cu AI, fara ca managerul sa fi verificat critic continutul. In astfel de situatii, problema nu mai este tehnologia in sine, ci lipsa de control asupra modului in care aceasta intra in proces. Iar o concluzie privind un om nu ar trebui niciodata sa fie doar un output bine formulat.

Recrutarea este locul in care problema se vede cel mai repede. AI poate ordona CV-uri, cauta competente relevante, poate raspunde mai rapid candidatilor si, de asemenea, poate reduce timpul pierdut in etape repetitive. Dar tocmai pentru ca recrutarea inseamna acces la oportunitati, riscul este sensibil: un algoritm antrenat pe decizii trecute poate prelua dezechilibre vechi, iar o recomandare automata poate deveni, in practica, o decizie finala.

Supravegherea umana nu poate insemna doar ca un om apasa la final pe un buton. Persoana care valideaza recomandarea trebuie sa inteleaga, macar la nivel practic, cum functioneaza sistemul, cand poate gresi si cand este nevoie sa spuna: nu, aceasta concluzie nu este corecta. Altfel, omul nu controleaza algoritmul, ci doar ii valideaza aparentele.

O problema de guvernanta, nu doar de HR
Shadow AI este o problema practica pentru ca muta riscul din zona vizibila a proiectelor aprobate in zona comportamentelor individuale. Daca organizatia nu stie ce instrumente sunt folosite, nu poate verifica ce date sunt introduse, nu poate evalua riscul de confidentialitate si nu poate explica de ce un rezultat generat de AI a fost preluat intr-o decizie. In HR, aceste decizii privesc candidati, angajati, promovari, evaluari si oportunitati.

De aceea, AI in HR nu este doar problema HR-ului si nici doar problema IT-ului. Este o conversatie intre departamentele HR, juridic, compliance, IT si securitate cibernetica. In multe discutii, prima reactie este ca fiecare functie vede partea ei de risc: HR vede eficienta, IT vede instrumentul, juridicul vede conformarea. Abia puse impreuna, aceste perspective arata daca organizatia intelege ce face cu AI si daca isi poate asuma efectele.

De ce pregatirea nu poate astepta termenul-limita
Chiar daca unele obligatii AI Act se vor aplica etapizat, inclusiv in 2027 sau 2028 pentru anumite sisteme, companiile nu ar trebui sa astepte termenul limita pentru a afla unde folosesc deja AI. O politica interna se poate scrie relativ repede. O cultura de control, insa, nu se construieste peste noapte. Iar aparentele de obiectivitate sunt, uneori, cel mai greu de contestat.

Primul pas este cartografierea utilizarilor AI din HR. Unde apare AI in proces: la redactarea anunturilor, la filtrarea CV-urilor, la raspunsurile catre candidati, la evaluari? Cine foloseste aceste instrumente si ce date introduce in ele? Fara aceasta harta, orice discutie despre conformare ramane incompleta.

Al doilea pas este stabilirea unor reguli interne clare. Nu toate utilizarile AI sunt problematice, dar nici nu pot fi lasate la libera inspiratie a fiecarui angajat. Companiile trebuie sa spuna ce instrumente sunt aprobate, ce date nu trebuie introduse in aplicatii neautorizate, cand este obligatorie verificarea umana si cine raspunde pentru decizia finala.

Al treilea pas este educarea oamenilor. Profesionistii HR nu trebuie sa devina specialisti in programare, dar trebuie sa stie suficient cat sa nu trateze rezultatul AI ca pe un adevar final. AI poate gresi, poate inventa, poate reproduce prejudecati si poate expune date confidentiale atunci cand este folosita fara atentie.

Eficienta nu poate fi singurul criteriu
Inteligenta artificiala in HR nu trebuie privita doar cu teama. Beneficiile sunt reale si ar fi gresit sa le ignoram. Dar ar fi la fel de gresit sa credem ca eficienta este singurul criteriu care conteaza atunci cand tehnologia ajunge sa influenteze sansele profesionale ale unei persoane. Eficienta conteaza, desigur. In HR insa, ea trebuie sa ramana legata de incredere, explicabilitate si responsabilitate.

Pentru companii, urmatoarea etapa nu va fi doar adoptarea AI, ci cartografierea ei. Cine nu stie unde foloseste AI in HR nu va putea demonstra nici ca o foloseste responsabil. Iar provocarea nu este sa tinem AI departe de HR, ci sa nu o lasam sa intre pe nesimtite in procese pe care compania nu le mai poate explica.

Autor: Claudia Sofianu (foto), Partener, liderul departamentului People Advisory Services, EY Romania