Digitalizarea administratiilor fiscale redefineste relatia dintre contribuabili si autoritatile fiscale. In Romania, implementarea sistemelor e-Factura, SAF-T si e-Transport ofera autoritatilor acces la un volum de informatii fara precedent si permite utilizarea acestora nu doar in cadrul controalelor fiscale, ci si in etapa de analiza de risc.

In multe situatii, informatia despre o tranzactie ajunge in sistemele ANAF inainte ca aceasta sa fie analizata in detaliu de departamentele financiar-contabile sau fiscale ale contribuabilului. Prin urmare, riscurile fiscale nu mai sunt identificate exclusiv in timpul unei inspectii fiscale, pe baza documentelor solicitate ulterior de inspectori. Autoritatile pot analiza datele raportate aproape in timp real si pot selecta pentru verificare tranzactiile care ridica semne de intrebare din perspectiva tratamentului fiscal aplicat, a profilului contribuabilului sau a justificarii economice a operatiunii.

In acest nou context, provocarea pentru companii nu este doar respectarea obligatiilor de raportare. Devine la fel de importanta capacitatea de a demonstra ca tranzactiile inregistrate sunt efectuate in interesul activitatii economice, au o ratiune comerciala clara si sunt sustinute de documentatie adecvata.

De ce intra anumite cheltuieli in atentia ANAF?
In practica, autoritatile fiscale acorda o atentie sporita tranzactiilor pentru care exista indoieli cu privire la legatura cu activitatea economica desfasurata de contribuabil, la beneficiul economic obtinut sau la documentele care sustin realitatea operatiunii.

Nu este vorba doar despre situatii evidente ori despre bunuri sau servicii cu un potential caracter personal. Riscuri fiscale pot aparea intr-o gama mult mai larga de situatii: servicii de consultanta, management, marketing, IT, resurse umane, servicii suport, cheltuieli cu deplasari, evenimente, servicii logistice, achizitii recurente sau alte costuri pentru care documentatia disponibila nu permite intelegerea clara a necesitatii operatiunii, a modului in care aceasta a fost prestata sau a rezultatelor generate pentru societate.

Aceasta analiza nu vizeaza doar tranzactiile cu persoane afiliate. Desi serviciile intragrup raman o zona frecvent analizata in controalele fiscale, aceleasi intrebari pot aparea si in cazul achizitiilor de la terti, mai ales atunci cand serviciile sunt recurente, au o descriere generala, implica valori semnificative sau nu sunt sustinute prin livrabile, rapoarte, corespondenta, rezultate ori alte elemente care sa permita intelegerea substantei economice.

In esenta, orice cheltuiala poate deveni relevanta din perspectiva fiscala atunci cand contribuabilul nu poate demonstra suficient de convingator de ce a fost efectuata, in ce mod serveste activitatii economice si care sunt documentele care sustin aceasta concluzie. In practica, aceasta analiza are adesea o componenta de apreciere, iar diferenta dintre o documentatie considerata suficienta si una considerata insuficienta poate depinde de circumstantele concrete ale fiecarui caz, de natura serviciului, de modul de organizare a activitatii si de calitatea explicatiilor oferite.

De ce este situatia diferita astazi?
Diferenta fata de anii anteriori este data de vizibilitatea mult mai mare pe care autoritatile fiscale o au asupra datelor raportate de contribuabili si de posibilitatea de a corela rapid informatii provenite din surse diferite.

Prin e-Factura si SAF-T, ANAF poate observa furnizorul, natura bunurilor sau serviciilor achizitionate, tratamentul TVA aplicat, conturile contabile utilizate, frecventa tranzactiilor si valorile asociate. Corelarea acestor informatii poate evidentia operatiuni care nu par aliniate cu profilul economic al contribuabilului, cu istoricul sau fiscal sau cu tipologia obisnuita a activitatii desfasurate.

In acest context, analiza de risc nu mai depinde exclusiv de documentele solicitate in cadrul unei inspectii fiscale. Anumite tipare, valori neobisnuite sau tranzactii care necesita clarificari pot fi identificate mai devreme, uneori chiar inainte ca procesul intern de validare, aprobare sau justificare sa fie finalizat la nivelul contribuabilului.

Unde se incadreaza e-Transport?
Sistemul e-Transport are un rol diferit, dar complementar: adauga perspectiva operationala asupra miscarii bunurilor. Pentru tranzactiile care implica bunuri, in special bunuri cu risc fiscal ridicat sau fluxuri de import, export, achizitii ori livrari intracomunitare, sistemul poate permite compararea informatiilor fiscale si contabile cu date privind deplasarea efectiva a bunurilor.

Astfel, autoritatile pot privi aceeasi tranzactie din trei perspective: factura emisa sau primita, reflectarea contabila si fiscala si, acolo unde este cazul, traseul bunurilor. Daca aceste elemente nu sunt aliniate, diferentele pot deveni puncte de plecare pentru intrebari suplimentare sau pentru o analiza de risc mai detaliata.

Ce indica practica recenta a ANAF?
Directia adoptata de autoritatile fiscale poate fi observata si din exemplele recente comunicate public de ANAF. Fara a transforma aceste exemple in reguli generale, ele indica o tendinta clara: autoritatile analizeaza tot mai atent daca o cheltuiala este sustinuta nu doar formal, ci si economic.

In unele cazuri, ajustarile fiscale au vizat servicii de management, consultanta, publicitate sau inchirieri de autoturisme, pentru care contribuabilul nu a putut demonstra, in opinia autoritatilor, necesitatea economica si utilizarea acestora pentru operatiuni taxabile. In alte situatii, verificarile au privit servicii IT, financiare sau de resurse umane primite de la entitati afiliate, unde beneficiul economic si documentatia justificativa au fost considerate insuficiente pentru sustinerea tratamentului fiscal aplicat.

Mesajul acestor exemple este relevant pentru intreg mediul de afaceri. Accentul controalelor fiscale se muta treptat de la existenta formala a documentelor catre demonstrarea realitatii economice a operatiunilor. Nu mai este suficient sa existe un contract, o factura sau un proces-verbal. Autoritatile urmaresc tot mai atent daca serviciile au fost efectiv prestate, daca acestea au fost necesare sau utile activitatii contribuabilului, daca au generat un beneficiu economic identificabil si, foarte important, care sunt documentele disponibile pentru a proba toate aceste elemente.

Aceasta abordare este cu atat mai importanta in cazul serviciilor cu un grad ridicat de abstractizare, cum sunt serviciile de management, consultanta, sau suport administrativ. Pentru astfel de servicii, documentarea nu se reduce, de regula, la un singur document. Ea presupune un ansamblu de elemente: contracte, descrieri ale serviciilor, rapoarte, livrabile, corespondenta, prezentari, minute, dovezi ale utilizarii rezultatelor, metodologii de alocare a costurilor, explicatii privind beneficiul economic si corelarea cu activitatea concreta a beneficiarului.

O analiza fiscala din mai multe perspective
Un alt element care se contureaza tot mai clar este abordarea integrata a controalelor fiscale.

Atunci cand autoritatile pun sub semnul intrebarii justificarea economica a unei cheltuieli, analiza nu se limiteaza la o singura categorie de obligatii fiscale. Aceleasi elemente de fapt pot influenta simultan deductibilitatea cheltuielilor la calculul impozitului pe profit si exercitarea dreptului de deducere a TVA. In anumite situatii, aceeasi tranzactie poate ridica inclusiv intrebari privind tratamentul contabil, preturile de transfer, impozitul pe veniturile nerezidentilor sau, acolo unde exista un element personal, tratamentul aplicabil din perspectiva impozitarii persoanelor fizice.

Aceasta analiza integrata este facilitata de infrastructura digitala construita in ultimii ani. e-Factura, SAF-T si e-Transport permit autoritatilor sa priveasca aceeasi operatiune din mai multe unghiuri: documentul fiscal, inregistrarea contabila, tratamentul TVA, fluxul bunurilor, relatia cu partenerul comercial si frecventa sau valoarea tranzactiilor.

In acest context, justificarea economica a tranzactiilor si documentatia care o sustine devin elemente centrale ale gestionarii riscului fiscal. Companiile trebuie sa poata explica nu doar ce au achizitionat, ci si de ce au avut nevoie de acea achizitie, cum a fost utilizata in activitatea lor si de ce tratamentul fiscal aplicat reflecta realitatea economica a operatiunii.

Ce ar trebui sa aiba in vedere companiile
In Romania, e-Factura, SAF-T, e-Transport si declaratiile fiscale formeaza deja un ecosistem digital fiscal care ofera ANAF o imagine mult mai rapida asupra tranzactiilor raportate de contribuabili.

In acest context, miza nu mai este doar raportarea corecta si la timp, ci coerenta informatiilor transmise prin aceste sisteme si capacitatea contribuabilului de a explica substanta economica a tranzactiilor.

Pentru companii, riscul fiscal poate aparea inca din momentul in care o operatiune este inregistrata si raportata, nu doar atunci cand incepe o inspectie fiscala. De aceea, justificarea economica, documentatia suport si tratamentul fiscal aplicat trebuie avute in vedere inca de la momentul operatiunii si documentate contemporan, nu doar explicate ulterior, la solicitarea ANAF.

Autori: Andra Casu (foto stanga sus) – Partener, Liderul Sectorului de Asistenta Fiscala pentru Servicii Financiare EY Romania
Georgiana Iancu (foto dreapta) – Partener, Coordonatorul Practicii de Taxe Indirecte si Digitalizare Fiscala, EY Romania
Andra Tabacaru - Senior Manager, Departamentul Impozite Indirecte, EY Romania
Teona Mierla (foto stanga jos) – Manager, Departamentul de Asistenta Fiscala Internationala si Asistenta Fiscala in Tranzactii, EY Romania