Cand un angajat lucreaza din alta tara, compania poate avea obligatii fiscale, chiar daca deplasarea pare scurta, informala si lipsita de risc. Aprobarea managerului nu inchide analiza, ci o deschide. Pentru angajati, granitele conteaza tot mai putin. Pentru autoritatile fiscale, conteaza tot mai mult.

Un proiect de cateva saptamani, lucrul de la o a doua locuinta sau un rol desfasurat din doua tari nu sunt simple detalii operationale. Pot declansa obligatii privind impozitul pe salarii, contributiile sociale si raportarea locala sau chiar riscul aparitiei unui sediu permanent. Flexibilitatea nu anuleaza aceste obligatii, doar le face mai usor de trecut cu vederea.

Aici este schimbarea de perspectiva: mobilitatea nu mai este doar o tema de HR sau un beneficiu pentru angajati. Este o decizie de business, cu efecte directe asupra accesului la talente, asupra costurilor, fiscalitatii, imigratiei si continuitatii proiectelor. Daca organizatia nu o vede, nu o poate controla.

Analiza EY, Why Global Workforce Mobility Faces a New Tax Inflection Point, arata ca modul in care este analizata fiscal mobilitatea internationala incepe sa se schimbe. Din experienta, cele mai multe probleme nu vin din detasarile clasice, pregatite din timp. Vin din situatiile care trec usor pe sub radar: proiecte scurte, calatorii repetate si aranjamente hibride. Riscul apare cand organizatia afla prea tarziu unde s-a lucrat, cat timp si, mai ales, ce activitati au fost desfasurate.

Exemplul este cat se poate de concret. Un angajat primeste acordul managerului sa lucreze trei saptamani din Spania. Perioada se prelungeste, iar cateva luni mai tarziu revine pentru un alt proiect. O aprobare prin e-mail ajunge sa insemne ajustari de payroll si intrebari despre impozite, contributii sociale, inregistrari locale si prezenta fiscala a companiei. De obicei, discutia incepe abia cand optiunile sunt deja mai putine si costurile mai mari.

Actualizarea din 2025 a Modelului de Conventie Fiscala OCDE aduce mai multa claritate tocmai in astfel de situatii. Modificarile, aprobate de Consiliul OCDE la 18 noiembrie 2025, includ orientari noi si detaliate privind munca transfrontaliera la distanta pe termen scurt. Ele nu schimba automat tratatele incheiate de Romania pentru evitarea dublei impuneri, dar ofera un reper relevant pentru interpretarea si aplicarea acestora.

Problema nu este exceptia. Este exceptia care se repeta
Pentru companiile din Romania, discutia este mult mai larga decat cea despre nomazii digitali. Un specialist lucreaza pentru un proiect din alt stat. Un manager regional isi imparte timpul intre mai multe piete. Un coleg recrutat din strainatate incepe activitatea inainte ca toate formalitatile sa fie aliniate. Pentru angajat, acestea sunt expresii firesti ale flexibilitatii. Pentru organizatie, sunt situatii care trebuie evaluate fiscal, din perspectiva securitatii sociale si a imigratiei.

In practica, exact aici se pierde controlul: in exceptiile mici care se repeta. O perioada de lucru din strainatate se prelungeste. Deplasarile scurte devin frecvente. Un rol regional ajunge sa fie exercitat, in fapt, din aceeasi jurisdictie. Niciuna dintre aceste situatii nu pare critica la inceput. Impreuna, pot schimba complet analiza fiscala.

Un „da” operational nu este si un „da” fiscal
Vizele pentru nomazi digitali si programele de munca de oriunde („work from anywhere”) au facut mobilitatea mai accesibila. Au creat insa si o impresie falsa de simplitate. Faptul ca o persoana are dreptul sa locuiasca si sa lucreze intr-un stat nu spune automat unde datoreaza impozit, unde se platesc contributiile sociale sau ce obligatii are compania.

La fel de importanta este intrebarea daca activitatea angajatului poate crea un sediu permanent. Riscul nu apare automat pentru simplul fapt ca o persoana lucreaza din strainatate. Dar nici nu poate fi redus la un prag de zile. Conteaza rolul persoanei, activitatile desfasurate si legatura acestora cu piata locala. Numarul de zile este un indicator. Nu este raspunsul.

De aceea, as incepe analiza inainte de plecare, cu cateva intrebari foarte concrete: unde va lucra angajatul, pentru cat timp, daca va reveni, ce rol are si ce va face efectiv? O intalnire interna, munca pentru un proiect, interactiunea cu un client si negocierea unui contract nu au acelasi profil de risc. Iar cand situatia se schimba, aprobarea trebuie reevaluata, nu prelungita din inertie.

Angajatul nu trebuie sa devina expert fiscal. Trebuie sa ofere informatii complete si sa anunte schimbarile. Compania trebuie sa faca restul simplu: un proces care separa rapid cazurile obisnuite de cele care cer o analiza suplimentara. Politicile construite exclusiv in jurul unui numar de zile sunt usor de administrat. Asta nu inseamna ca sunt si suficiente.

OCDE clarifica principiile, dar companiile trebuie sa ia decizia
Noile orientari OCDE sunt utile pentru ca se uita la realitatea muncii la distanta, nu doar la existenta unei locuinte intr-un alt stat. Analiza ia in calcul cat timp se lucreaza de acolo, daca exista un motiv comercial si care sunt circumstantele concrete. Nu exista, insa, un numar magic de zile dupa care apare automat un sediu permanent.

Concluzia este simpla: nu fiecare zi lucrata din strainatate trebuie sa devina un dosar si nu fiecare solicitare are nevoie de saptamani de analiza. Dar compania trebuie sa stie despre ea. Fara date corecte si criterii aplicate consecvent, flexibilitatea devine doar risc amanat. Cand HR, payroll, echipa fiscala, juridicul si businessul lucreaza cu aceeasi informatie, decizia poate fi luata inainte de aparitia obligatiilor.

Mobilitatea influenteaza direct viteza cu care o organizatie poate porni un proiect, raspunde unei nevoi comerciale sau accesa competente indisponibile local. Nu cred ca solutia este inca un strat de aprobare. Solutia este vizibilitatea: reguli clare, date disponibile la timp si responsabilitati precise. Daca procesul este prea rigid, oamenii il vor ocoli. Daca este prea permisiv, costurile vor aparea mai tarziu, cand optiunile sunt deja limitate.

Companiile nu trebuie sa aleaga intre flexibilitate si conformare. Trebuie sa poata spune rapid „da”, atunci cand se poate si un „nu inca” argumentat, atunci cand lipsesc informatiile. In mobilitatea internationala, problema nu este flexibilitatea. Problema este flexibilitatea pe care organizatia nu o vede.

Autor: Claudia Sofianu (foto), Partener, liderul departamentului People Advisory Services, EY Romania