Pentru multe companii, riscul nu incepe in fabrica, pe santier sau la locul de munca, ci cu mult inainte, in procesul de recrutare. Pe masura ce standardele ESG, cerintele de „due diligence” si responsabilitatea pentru intregul lant de furnizori devin mai stricte, organizatiile trebuie sa priveasca obligatoriu dincolo de contractul semnat cu agentia de recrutare. O reclamatie privind taxe ilegale, informatii inselatoare sau conditii diferite fata de cele promise poate declansa investigatii, litigii si costuri reputationale pe care nu si le doreste nimeni. Ce e de facut?

Companiile stiu cu cine au semnat contractul, dar mult mai rar pot spune cine a recrutat efectiv oamenii, ce li s-a promis acestora si cat au platit pentru a ajunge la respectivul loc de munca. Cine a purtat prima discutie cu viitorul angajat? A existat un intermediar suplimentar? Ce oferta a primit si in ce limba? Cine a suportat transportul, documentele sau cazarea? 

Intre cele doua realitati se afla o zona pe care multe organizatii au tratat-o, pana acum, ca fiind in sarcina partenerului contractual. Directiva (UE) 2024/1760 privind diligenta necesara in materie de durabilitate a intreprinderilor („Corporate Sustainability Due Diligence Directive” –„CSDDD”) schimba tocmai aceasta perspectiva. 

O agentie din Romania poate aparea pe contract, in timp ce selectia reala a candidatilor se face de catre alti intermediari, intr-o alta tara. Un candidat poate ajunge la lucru cu o datorie egala cu doua salarii, desi prestatorul a declarat contractual ca nu percepe taxe. Altul poate descoperi ca remuneratia sau cazarea nu corespund ofertei primite. Documentul semnat ramane important, dar nu spune intreaga poveste.

Un exemplu concret pentru Romania. O companie de productie (de exemplu, din industrii precum cea auto) care recruteaza 150 de lucratori din afara Uniunii Europene printr-o agentie romaneasca poate constata, dupa inceperea activitatii, ca oamenii au platit intermediarilor din tara de origine taxe echivalente cu doua (sau mai multe) salarii si ca au primit informatii diferite despre remuneratie si cazare. Chiar daca agentia romaneasca declarase contractual ca nu percepe taxe, compania beneficiara poate fi nevoita sa investigheze intregul lant de recrutare, sa suporte sau sa solicite restituirea sumelor, sa schimbe prestatorul si sa gestioneze plecari, intarzieri de productie si reclamatii. Impactul nu mai este, asadar, doar unul de conformitate: devine un cost direct de continuitate operationala, retentie si reputatie.

Odata cu clarificarea noului calendar si a companiilor vizate, discutia despre CSDDD intra intr-o etapa, mult mai concreta: cine trebuie sa se pregateasca si ce trebuie sa vada dincolo de propriile contracte.
Statele membre trebuie sa transpuna directiva pana la 26 iulie 2028, iar noile reguli se vor aplica de la 26 iulie 2029. In forma actuala, dupa modificarile adoptate prin pachetul Omnibus I, sunt vizate companiile constituite in Uniunea Europeana care au, in medie, peste 5.000 de angajati si o cifra de afaceri neta mondiala de peste 1,5 miliarde euro, precum si societatile-mama finale ale grupurilor care depasesc aceste praguri la nivel consolidat. Pentru companiile constituite in afara Uniunii Europene, directiva se aplica atunci cand cifra de afaceri neta realizata in Uniune depaseste 1,5 miliarde de euro, fara un criteriu privind numarul de angajati.

Odata aplicabila, directiva impune entitatilor vizate sa gestioneze efectele negative asupra drepturilor omului si mediului in operatiunile proprii, filiale si relatiile relevante din lantul de activitati. Existenta unei politici de conformitate nu ajunge. Organizatia trebuie sa arate cum identifica expunerea, cum intervine si daca masurile luate produc rezultate.

Din discutiile cu organizatiile, observ ca dificultatea nu este, de cele mai multe ori, absenta regulilor interne, ci vizibilitatea redusa asupra prestatorilor, intermediarilor si persoanelor implicate. Informatiile exista, dar sunt fragmentate, iar semnalele relevante pot ramane necorelate. Pentru HR, responsabilitatea devine concreta acolo unde decizia de business intalneste realitatea muncii: in selectia candidatilor, conditiile oferite personalului si gestionarea sesizarilor.

Drepturile omului nu se opresc la limita organigramei, iar diligenta necesara nu inseamna un audit realizat o data pe an. Riscurile trebuie identificate, prioritizate si urmarite, iar problemele semnalate au nevoie de un raspuns. Pentru HR, contributia incepe cu lucrurile pe care functia le poate vedea: cum sunt recrutati oamenii, ce conditii li se ofera, cine foloseste personal extern si unde apar diferente intre ceea ce scrie in procedura si ceea ce se intampla in practica. Aici apar, de regula, surprizele.

Respectarea drepturilor angajatilor, prevenirea discriminarii, hartuirii, muncii fortate si muncii copiilor raman repere obligatorii. In relatia cu partenerii externi, un cod de conduita semnat este doar punctul de plecare. Organizatia trebuie sa inteleaga mediul in care activeaza personalul temporar, migrantii si angajatii subcontractorilor, astfel incat sa poata interveni atunci cand apar abateri.

Departamentul de HR poate incepe prin a reconstitui drumul candidatului, nu doar factura. Raspunsuri la intrebarile de mai sus, privind primele discutii cu viitorul angajat, intermediarii, ofertele primite, sursa cheltuielilor de transport, a documentelor si a cazarii, sunt detalii extrem de importante. Uneori, aceste detalii ies la iveala abia cand un lucrator reclama ca remuneratia incasata difera de cea prezentata initial. Atunci este deja tarziu pentru un control pur formal.

La fel de important este accesul la sesizari. Un canal disponibil numai salariatilor directi sau intr-o singura limba poate fi inutil pentru personalul partenerilor. Mecanismele trebuie testate in practica, iar cazurile urmarite pana la investigatie, protectie si, unde este necesar, remediere.

CSDDD aduce sustenabilitatea in deciziile curente de business: selectarea partenerilor, investitiile, expunerile acceptate si raspunsul la incidente. Pentru HR, politicile interne, recrutarea, mobilitatea si regulile pentru forta de munca externa trebuie sa formeze un sistem coerent, nu exercitii separate de conformare.

Rolurile si pragurile de escaladare trebuie stabilite inainte sa existe o criza. Cine verifica datele venite de la partener? Ce semnal declanseaza o investigatie si cine decide masurile necesare? Clauzele pot asigura accesul la documente si cooperarea prestatorului, dar decizia si raspunsul organizatiei trebuie calibrate in functie de riscul real.

Proportionalitate, nu birocratie
Directiva nu ii da HR-ului un chestionar standard si nici nu cere verificarea fiecarui CV. Entitatea vizata trebuie sa aleaga instrumente proportionale cu expunerea: o evidenta clara a intermediarilor folositi, prevederi contractuale utile, controale acolo unde apar semnale si indicatori relevanti pentru rezultat. Un volum mare de cursuri sau proceduri poate indica activitate, dar nu dovedeste, singur, ca pericolul a fost diminuat.

Prestatorii mai mici nu devin automat entitati obligate doar pentru ca lucreaza cu o societate vizata. Vor primi insa solicitari de date si garantii si li se va cere cooperarea. Aici este nevoie de echilibru. O organizatie mare nu poate transfera integral raspunderea si costurile catre un colaborator cu resurse limitate, iar rezilierea imediata poate agrava situatia persoanelor pe care directiva incearca sa le protejeze.

Doua verificari obligatorii pentru departamentul/ responsabilul HR:

1. Traseul candidatului. Verificati doua sau trei parcursuri complete si comparati promisiunile facute cu experienta reala a oamenilor.
2. Mecanismul de sesizare. Testati daca personalul extern il poate folosi si daca fiecare semnal conduce la o decizie clara.

Companiile pot externaliza recrutarea, mobilitatea sau administrarea fortei de munca. Nu pot externaliza insa responsabilitatea pentru modul in care sunt tratati oamenii pe care se bazeaza afacerea lor. Aceasta este, dincolo de toate procedurile, adevarata miza a CSDDD.

Autor: Claudia Sofianu (foto), Partener, liderul departamentului People Advisory Services, EY Romania