In multe organizatii, functiunea financiar-contabila ajunge sa depinda intr-o masura semnificativa de experienta si cunostintele unei singure persoane: contabilul-sef. Atat timp cat activitatea se desfasoara normal, aceasta dependenta poate trece neobservata. Insa atunci cand persoana respectiva schimba rolul, pleaca din companie sau este indisponibila pentru o perioada mai lunga, organizatia poate descoperi cat de vulnerabile sunt unele procese esentiale.

In realitate, riscul nu este plecarea contabilului-sef in sine, ci concentrarea cunostintelor, responsabilitatilor si proceselor critice intr-o singura persoana. Organizatiile reziliente nu se bazeaza pe oameni indispensabili, ci pe procese solide, responsabilitati clar definite si mecanisme care asigura continuitatea activitatii indiferent de schimbarile de personal.

Cand dependenta de o persoana devine un risc de business
In lipsa unor proceduri documentate si a unui plan de succesiune, compania se poate confrunta cu dificultati care depasesc cu mult sfera resurselor umane.

Inchiderea lunara, raportarile statutare, relatia cu auditorii, pregatirea informatiilor pentru management sau gestionarea obligatiilor fiscale pot deveni mai dificile si mai consumatoare de timp. Totodata, o parte semnificativa din know-how-ul acumulat de-a lungul anilor, de la particularitati fiscale si contabile, pana la configuratia sistemelor si relatiile cu partenerii externi, poate fi greu de transferat intr-un termen scurt.

Pentru persoana care preia rolul, lipsa documentarii se traduce printr-o perioada de acomodare mai lunga, un nivel crescut de presiune si dificultati in intelegerea rapida a proceselor existente. In paralel, managementul este nevoit sa dedice timp suplimentar pentru clarificarea situatiilor operationale si pentru mentinerea continuitatii activitatii.

Costul nepregatirii este adesea subestimat
Multe companii analizeaza aceste situatii exclusiv prin prisma costului de recrutare. In practica, impactul este mult mai amplu.

Recrutarile urgente, perioadele extinse de integrare, timpul investit de management in rezolvarea problemelor aparute, intarzierile in raportari si necesitatea apelarii la suport extern pot genera costuri semnificative. La acestea se pot adauga riscuri de conformitate, erori operationale si dificultati in pastrarea stabilitatii echipei financiare.

De cele mai multe ori, costurile asociate unei tranzitii neplanificate depasesc investitia necesara pentru documentarea proceselor si pregatirea continuitatii functiei financiare.

Din aceasta perspectiva, intrebarea relevanta nu este cat costa pregatirea, ci cat poate costa lipsa acesteia.

Cum construiesti o functie financiara rezilienta
1. Documenteaza procesele critice
Procedurile documentate (SOP-uri) reprezinta fundamentul unei functii financiare stabile si scalabile. Acestea ofera claritate asupra responsabilitatilor, termenelor si modului de desfasurare a activitatilor esentiale.

Beneficiile nu apar doar in momentul unei tranzitii. Procesele documentate reduc presiunea asupra contabilului-sef, faciliteaza delegarea responsabilitatilor, accelereaza integrarea noilor colegi si contribuie la dezvoltarea echipei.

Atunci cand procesele sunt clar descrise si accesibile, cunostintele devin un activ al organizatiei, nu al unei singure persoane.

2. Planifica succesiunea inainte sa fie necesara
Planul de succesiune nu inseamna doar identificarea unui posibil inlocuitor. Presupune transfer continuu de cunostinte, pregatirea mai multor persoane pentru activitatile critice si distribuirea responsabilitatilor in cadrul echipei.

O astfel de abordare reduce riscurile operationale si ofera mai multa flexibilitate organizatiei. In acelasi timp, permite contabilului-sef sa isi transfere responsabilitatile intr-un mod controlat si sa reduca presiunea asociata perioadelor aglomerate, concediilor sau schimbarilor profesionale.

Cu cat dependenta de o singura persoana este mai redusa, cu atat functia financiara devine mai predictibila si mai robusta.

3. Utilizeaza strategic serviciile de Managed Services
In ultimii ani, provocarile cu care se confrunta functiile financiare au devenit tot mai complexe. Cerintele de raportare si conformitate cresc, specialistii cu experienta sunt mai greu de gasit si de retinut, iar managementul solicita informatii financiare tot mai rapide si mai relevante pentru luarea deciziilor.

Pentru multe organizatii, acestea reprezinta un instrument prin care functia financiara isi poate creste rezilienta, flexibilitatea si capacitatea de a sustine dezvoltarea afacerii.

Spre deosebire de modelul traditional bazat doar pe resurse interne, serviciile de Managed Services ofera acces la o echipa de specialisti, procese documentate, metodologii standardizate si mecanisme de continuitate deja implementate. Astfel, cunostintele si responsabilitatile nu mai sunt concentrate intr-o singura persoana, reducand riscurile asociate fluctuatiei de personal sau indisponibilitatii unor resurse-cheie.

Un alt avantaj important este flexibilitatea. Companiile pot adapta nivelul de suport in functie de nevoile organizatiei, fie ca este vorba despre perioade de audit, proiecte de transformare, implementarea unor sisteme noi, modificari legislative sau cresteri temporare ale volumului de activitate.

In plus, externalizarea unor activitati contabile si de raportare fiscala si financiara permite echipei interne sa se concentreze pe zone cu valoare adaugata mai mare, precum analiza financiara, planificarea, managementul performantei, controlul intern si sprijinirea deciziilor de business. In acest mod, functia financiara evolueaza de la un rol predominant operational catre unul strategic.

In practica, valoarea unui model de Managed Services se reflecta in:
• acces la expertiza multidisciplinara in contabilitate, fiscalitate, raportare financiara si tehnologie;
• acces la bune practici si metodologii validate in multiple industrii;
• reducerea riscului asociat fluctuatiei de personal si dependentei de persoane-cheie  si consolidarea continuitatii operationale;
• capacitatea de a scala rapid resursele in functie de volumul si complexitatea activitatii;
• sustinerea cresterii si transformarii functiei financiare fara majorarea proportionala a structurii interne si a costurilor fixe.

Privite din aceasta perspectiva, serviciile de Managed Services nu reprezinta doar o solutie operationala, ci un instrument strategic de management al riscului si de dezvoltare a functiei financiare. Pentru multe organizatii, acestea ofera combinatia optima intre continuitate, acces la expertiza si capacitatea de a raspunde rapid schimbarilor din mediul de afaceri.

O functie financiara performanta este definita de capacitatea organizatiei de a functiona eficient indiferent de schimbarile care apar in echipa.

Procedurile documentate, planurile de succesiune si modelele de outsourcing si managed services nu reprezinta doar masuri de control intern. Ele contribuie la reducerea riscurilor, la protejarea continuitatii activitatii si la cresterea eficientei operationale.

Intr-un mediu de afaceri in care atragerea si retentia specialistilor cu experienta devin tot mai dificile, presiune asupra costurilor si cerinte tot mai complexe de raportare, construirea unei functii financiare fara dependente critice nu inseamna doar gestionarea riscurilor. Inseamna crearea unei organizatii capabile sa creasca, sa se adapteze si sa performeze indiferent de schimbarile de personal sau de contextul economic. 

In final, intrebarea pe care orice director general sau CFO ar trebui sa si-o puna nu este „Ce se intampla daca pleaca contabilul-sef?”, ci „Cat de pregatita este compania sa functioneze in mod normal a doua zi dupa ce acesta pleaca?”. Raspunsul la aceasta intrebare face diferenta dintre o organizatie vulnerabila si una cu adevarat rezilienta.

Autor: Daniela Muntean (foto stanga), Senior Manager, Global Compliance and Reporting, EY Romania
Diana Lupu (foto dreapta), Partener, Global Compliance and Reporting, EY Romania