Traim intr-o perioada in care globalizarea este cuvantul de ordine si aceasta globalizare inseamna o concurenta acerba. Oriunde te uiti, vezi un concurent, roman sau strain, care are un produs similar cu al tau. Si atunci ca sa te dezvolti trebuie sa produci mai repede, mai bine si mai ieftin, sa ai o afacere performanta!

Dar CUM? – Micsorand costurile de productie!
Orice se intampla in interiorul firmei (aprovizionare, contabilitate, productie, transport, etc.) inseamna costuri si efort. Cu cat aceste costuri sunt mai mici, competitivitatea firmei creste. Pare ceva evident, dar nu este chiar atat de simplu.

Ce poti face?
Poti sa te plangi de orice, de taxe, de furnizori, dar nu te ajuta cu nimic. Oricat te plangi, situatia nu se schimba.
Poti sa platesti angajatii mai putin dar, pe termen lung, este o politica ce nu duce la dezvoltarea firmei. Vei pierde oamenii buni.
Sau, poti sa faci primul pas pentru a intelege care sunt costurile:

STANDARDIZAREA.
Pune-ti intrebarea: Ce fac atunci cand primesc o comanda?
Cine primeste comanda? Cui o transmite? Cum fac planificarea pentru aprovizionare si pentru executie? Cand si Cum se executa?

Daca raspunsul la aceste intrebari incepe cu ”Depinde de situatie; Daca … atunci …” inseamna procesele descrise mai sus nu sunt standard! In acest caz, costurile tale variaza si nu stii cat si de ce. Si nu stii ce trebuie sa faci pentru a reduce costurile!

NU poti imbunatati ceva care se schimba continuu.
Standardizand vei vedea care sunt problemele (costurile) fiecarui proces. Cunoscand problemele, poti actiona pentru a le elimina sau reduce.

Recomandare: Incepe procesul de standardizare cu tine! Analizeaza-ti activitatile zilnice, saptamanale si vezi daca sunt standard. Orice activitate este un proces.

ATENTIE! Nivelul de standardizare depinde de profilul fiecarei firme. Pentru o firma care face productie de serie mare este necesar un nivel ridicat de standardizare, iar pentru o firma cu produse de serie mica sau unicate, nivelul de standardizare trebuie sa fie mai redus.

Dupa ce ai standardizat un proces, verifici, cel putin 1 luna, daca functioneaza asa cum l-ai gandit (daca nu, regandeste-l pana functioneaza) este momentul sa treci la

Pasul 2 – Analizeaza procesul standard.
Acum, cand ai un proces standard, poti vedea problemele din proces.

Ce inseamna o problema in proces? Este atunci cand faci o operatie pe care clientul nu o cere si, implicit, nu o plateste! De exemplu ”mutatul” pieselor, hartiilor dintr-un loc in altul este o problema pentru ca-ti mananca din timpul productiv. Vei spune ca este necesar; poate ca este sau poate ca nu. Daca este intr-adevar necesar, incearca sa folosesti gravitatia pentru transport, este gratis.

Cautarea pieselor/hartiilor este tot o problema pe care poti sa o rezolvi. Si exemplele pot continua.
Dupa analiza procesului, vei constata ca cel putin 60% din timpul total al procesului sunt generati de operatii care NU sunt necesare si care pot fi eliminate sau reduse. Si acum ai ajuns la

Pasul 3 – Imbunatateste procesul
Problemele exemplificate mai sus, trebuie eliminate sau reduse. De mare ajutor in eliminarea acestor probleme este intrebarea DE CE? De ce aceasta problema exista? Repetand succesiv intrebarea DE CE? vei ajunge la cauza problemei si vei putea imbunatati. Nu evita raspunsurile evidente si simple pentru ca ele te conduc la adevarata cauza a problemei.

Pentru exemplul de mai sus:
De ce trebuie mutate piesele/hartiile?
Raspunsul corect este: Pentru ca masina/operatia urmatoare este prea departe!
Si asa mai departe.

Aplicand cei 3 pasi de mai sus, vei vedea ca eficienta afacerii tale va creste, costurile vor fi mai mici si astfel vei fi mai competitiv.
Poate ca te intrebi: Ce sa fac dupa ce am aplicat pasii 1-2-3? Raspunsul este: O iei de la inceput! Aplici pasul 1, 2 si 3 in noile conditii si la alt nivel! Aici incepe sa fie partea frumoasa. Imbunatatirile NU se termina niciodata! Crede-ma! De 6 ani fac consultanta pentru imbunatatirea performantelor pentru firme romanesti si multinationale si procesele se imbunatatesc in fiecare zi.

Adrian Oprea
AVO Lean Consulting
www.avoleanconsulting.ro