Transformare din temelii sau schimbare pas cu pas? Cand timpul nu mai are rabdare cu directorii generali ii pune in situatia de a alege prima varianta. Cand insa conducerea companiei este atenta la schimbarile din mediul de operare, schimbarea pas cu pas este cea mai buna solutie.

Schimbari se intampla permanent sub ochii decidentilor. Apar tehnologii si aplicatii care cresc eficienta, companii care construiesc modele de business inovative, reglementari care modifica regulile jocului, consumatori cu nevoi redefinite. Pe acest fundal, raspunsul factorilor de conducere la transformari trebuie sa fie sincron cu acestea, iar adaptarile continue. Factorii care ajuta la cultivarea unei culturi deschise spre ameliorarea proceselor sunt urmatorii:

1. Sprijinul liderilor – Sustinerea venita din partea liderilor pentru imbunatatirea continua este vitala. Fara sprijinul acestora orice initiativa este sufocata din fasa. Liderii trebuie sa arate care sunt acele comportamente esentiale pe care le asteapta de la colegi daca vor ca acestea sa fie replicate.
Inspirarea sentimentul increderii ca oricine poate contribui la adaptarea continua a proceselor conteaza. Conceperea unui proces care sa incurajeze initiativele de imbunatatire, inclusiv o analiza rapida a fezabilitatii lor si decizia de implementare dau agilitate operationala. Recunoasterea initiativelor care au fost implementate cu succes este bine sa fie cunoscuta si chiar recompensata.

2. Responsabilizarea angajatilor – O imbunatatire de proces solicita fiecarui individ, echipe sau companii timp si dispozitie mentala pentru asa ceva. Prin consecintele pe care le creeaza problemele abat atentia de la adevarata cauza care le-a generat. Prin urmare, implementarea schimbarii e bine sa fie facuta dupa ce s-a identificat cauza radacina a problemei care a stat in calea imbunatatirii.
Intrebarea „de ce” adresata de 5 ori celui care semnaleaza disfunctionalitati de operare il ajuta sa identifice cauza radacina si il responsabilizeaza ca s-o gasesca. Identificarea cauzei radacina reprezinta jumatate din solutia de imbunatatire. Sta in puterea fiecarei angajat sa gasesca solutia, s-o valideze cu ceilalti si, impreuna, s-o implementeze.

3. Constanta scopului de imbunatatire – Imbunatatirea nu trebuie sa fie o activitatea care se suspenda imediat ce problema a fost rezolvata. Aceasta e bine sa fie o preocupare constanta a tuturor echipelor. Reflexul de a reveni la vechile practici este foarte probabil daca schimbarea generata nu este practicata cu consecventa si daca cautarea de noi solutii inceteaza. Departe de a fi un management al initiativelor, imbunatatirea este un exercitiu de fiecare zi in toata compania.

4. Gandirea pe termen lung – Centrati pe rezultatele lunare sau trimestriale, managerilor le este foarte greu sa prioritizeze imbunatatiri care aduc rezultate pe termen lung. Drept urmare imbunatatirea nu este doar despre gandirea orientata in aceasta directie ci si despre actiunea care o insoteste. Conducerea companiei este bine sa aiba o perpectiva cat mai buna asupra nevoii de a face imbunatatiri si sa permita neatingerea periodica a indicatorilor de performanta tocmai cu scopul de a consolida cresterea pe termen lung. Este cazul investitiilor in retehnologizare, in pregatirea oamenilor si regandirea proceselor.  

Asadar daca organizatiile vor sa implementeze cu succes imbunatatirea proceselor, liderii trebuie sa inteleaga si sa sustina aceste procese, sa-si responsabilizeze angajatii, sa arate angajamentul constant in urmarirea scopului de imbunatatire si sa gandeasca imbunatatirea pe termen lung. Numai asa se determina nivelul de sustinere al proiectelor de imbunatatire, se identifica partile implicate, creste acceptanta acestora, si se determina ariile de impact ale proiectelor de imbunatatire in business.

Cultura organizationala deschisa spre imbunatatirea proceselor are in vedere angajatii. Prin cresterea responsabilitatii acestora, invatare continua si dezvoltarea profesionala, prin implicarea angajatilor si recompensarea performantelor lor in mediul intern, o companie se proiecteaza drept un partener de incredere centrat pe experienta clientilor in mediul extern.

Autor: Alina Fanita (foto), CEO, PKF Finconta