Potrivit codului fiscal, de la 1 ianuarie 2013 facturile vor cuprinde si cateva date noi, pe langa datele considerate obligatorii pana acum. Asadar, facturile pe care le vom primi incepand cu luna ianuarie vor cuprinde mentiuni de genul: „TVA la incasare”, „taxare inversa” sau mentiunea „autofactura”. Pentru a ne familiariza cu noile modificari si a intelege toate reglementarile aparute vom dezbate aceasta tema cu partenerii nostri, specialisti in cadrul unor companii cunoscute de consultanta fiscala.

Mihai Popa, Senior VAT Consultant, PKF Finconta: “Scopul acestei discutii este acela de a veni in ajutorul agentilor economici prin sintetizarea principalelor elemente de noutate si modificari aduse in ceea ce priveste factura si regulile de facturare aplicabile de la 1 ianuarie 2013 (modificari ale Codului fiscal, introduse de OG 15/2012).

In primul rand, trebuie avut in vedere faptul ca pe langa elementele minimale, obligatorii si anterior lunii ianuarie 2013, facturile trebuie sa contina unele elemente in plus, si anume:

- mentiunea «TVA la incasare», in cazul in care exigibilitatea TVA intervine la data incasarii contravalorii integrale sau partiale a livrarii de bunuri ori a prestarii de servicii;
- mentiunea «autofactura», in cazul in care factura este emisa de beneficiar in numele si in contul furnizorului;
- mentiunea «taxare inversa», in cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA;
- daca se aplica unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de arta, obiecte de colectie si antichitati, una dintre mentiunile «regimul marjei - bunuri second-hand», «regimul marjei - opere de arta» sau «regimul marjei - obiecte de colectie si antichitati», dupa caz;
- in cazul in care se aplica regimul special pentru agentiile de turism, mentiunea «regimul marjei – agentii de turism».

O parte din aceste elemente trebuiau mentionate pe factura si inainte de 01 ianuarie 2013, dar prin OG 15/2012, se formuleaza chiar mentiunea, asa cum trebuie ea inscrisa pe factura.”

Mihai Popa (foto dreapta) completeaza: “Mai departe, se expliciteaza si se aduc clarificari in ceea ce priveste scutirile de la obligatia de a emite facturi, cu exceptia cazului in care beneficiarul solicita acest lucru. Astfel, emiterea facturii nu este obligatorie, dar numai cu conditia ca beneficiarul sa nu solicite in mod expres acest document, pentru:
- livrarile de bunuri prin magazinele de comert cu amanuntul si prestarile de servicii catre populatie, pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale;
- livrarile de bunuri si prestarile de servicii, furnizate catre beneficiari persoane neimpozabile, altele decat persoanele juridice neimpozabile, pentru care este obligatorie emiterea de documente legal aprobate, fara nominalizarea cumparatorului (e.g transportul persoanelor pe baza biletelor de calatorie sau abona, accesul pe baza de bilet la: spectacole, muzee, cinematografe, evenimente sportive, targuri, expozitii;
- livrarile de bunuri si prestarile de servicii furnizate catre beneficiari, persoane neimpozabile, altele decat persoanele juridice neimpozabile, care prin natura lor nu permit furnizorului/prestatorului identificarea beneficiarului (e.g. livrarile de bunuri efectuate prin automatele comerciale, serviciile de parcari auto a caror contravaloare se incaseaza prin automate, servicii de reincarcare electronica a cartelelor telefonice preplatite).”

Mentiuni obligatorii pe factura

Cu amabilitatea celor 4 consultanti, va prezentam mai jos o lista cu mentiunile obligatorii ce vor fi inscrise pe factura incepand cu 01.01.2013:

a) numarul de ordine, in baza uneia sau a mai multor serii, care identifica factura in mod unic;
b) data emiterii facturii;
c) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii;
d) denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau, dupa caz, codul de identificare fiscala ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
e) denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA, conform art. 153, ale reprezentantului fiscal;
f) denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala al beneficiarului, daca acesta este o persoana impozabila ori o persoana juridica neimpozabila;
g) denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare prevazut la art. 153 ale reprezentantului fiscal;
h) denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum si particularitatile prevazute la art. 125^1 alin. (3) in definirea bunurilor, in cazul livrarii intracomunitare de mijloace de transport noi;
i) baza de impozitare a bunurilor si serviciilor ori, dupa caz, avansurile facturate, pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret, in cazul in care acestea nu sunt incluse in pretul unitar;
j) indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele taxei;
k) in cazul in care factura este emisa de beneficiar in numele si in contul furnizorului, mentiunea «autofactura»;
l) in cazul in care este aplicabila o scutire de taxa, trimiterea la dispozitiile aplicabile din prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice alta mentiune din care sa rezulte ca livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
m) in cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA, mentiunea «taxare inversa»;
n) in cazul in care se aplica regimul special pentru agentiile de turism, mentiunea «regimul marjei - agentii de turism»;
o) daca se aplica unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de arta, obiecte de colectie si antichitati, una dintre mentiunile «regimul marjei - bunuri second-hand», «regimul marjei - opere de arta» sau «regimul marjei - obiecte de colectie si antichitati», dupa caz;
p) in cazul in care exigibilitatea TVA intervine la data incasarii contravalorii integrale sau partiale a livrarii de bunuri ori a prestarii de servicii, mentiunea «TVA la incasare»;
r) o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeasi operatiune.

Victor Grigore (foto stanga), Managing Partner Financial Management Services ne prezinta situatiile cand se pot emite facturi simplificate:

a) atunci cand valoarea facturilor, inclusiv TVA, nu este mai mare de 100 euro. Cursul de schimb utilizat pentru determinarea in euro a valorii facturii este cursul prevazut la art. 1391 (ultimul curs de schimb comunicat de Banca Nationala a Romaniei sau ultimul curs de schimb publicat de Banca Centrala Europeana ori cursul de schimb utilizat de banca prin care se efectueaza decontarile, valabil la data la care intervine exigibilitatea taxei pentru operatiunea in cauza);
b) in cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factura, noile reguli stabilind ca orice document sau mesaj care modifica si care se refera in mod specific si fara ambiguitati la factura initiala are acelasi regim juridic ca si o factura.
c) daca valoarea facturii, inclusiv TVA, este mai mare de 100 euro, dar mai mica de 400 euro. Cursul de schimb utilizat pentru determinarea in euro a valorii facturii este cursul prevazut la art. 1391;
d) in cazul in care practica administrativa ori comerciala din sectorul de activitate implicat sau conditiile tehnice de emitere a facturilor face/fac ca introducerea tuturor informatiilor obligatorii sa fie extrem de dificila.

Facturile emise in sistem simplificat trebuie sa contina urmatoarele informatii:
1) data emiterii;
2) identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
3) identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate;
4) suma taxei colectate sau informatiile necesare pentru calcularea acesteia;
5) o referire specifica si clara la factura initiala si la detaliile specifice care se modifica, in cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factura (reamintim ca potrivit modificarilor orice document sau mesaj care modifica si care se refera in mod specific si fara ambiguitati la factura initiala are acelasi regim juridic ca si o factura).

“Exista si cazuri in care facturile simplificate nu pot fi emise, si aici ma refer la: vanzarile la distanta; livrarile intracomunitare de bunuri efectuate conform art. 143 alin. (2), lit. a – c din Codul fiscal; atunci cand persoana impozabila, care este stabilita in Romania, efectueaza livrarea de bunuri ori prestarea de servicii pentru care taxa este datorata in alt stat membru, in care aceasta persoana nu este stabilita, iar persoana obligata la plata TVA este persoana careia i-au fost livrate bunurile sau i-au fost prestate serviciile in acest alt stat membru.”, completeaza managerul Victor Grigore.

Florica Barbuta (foto dreapta), Accounting and Tax Partner, Expert Contabil in cadrul R&R Audit-Account Expert House, este de parere ca: “printr-o abordare comparativa a noilor prevederi cu cele anterioare intrarii in vigoare a acestora, se doreste punctarea principalelor dispozitii, in asa fel incat, aplicarea acestora sa fie cat mai facila. De asemenea, pe langa cerintele Codului Fiscal in ceea ce priveste continutul obligatoriu al facturilor, alte acte normative impun mentionarea pe factura si a urmatoarelor elemente:

- Codul de Procedura Fiscala , prin art. 73, impune ca factura sa contina codul de identificare fiscala a contribuabilului
- Legea 31/1990 a societailor comerciale prevede mentionarea pe factura a denumirii, formei juridice, sediului social, numarului de inregistrare la registrul comertului si codul unic de inregistrare. In cazul societatilor comerciale cu raspundere limitata factura va contine si capitalul social, iar in cazul societatilor pe actiuni capitalul social subscris si capitalul social varsat.

In cazul facturii emise de o sucursala, aceasta trebuie sa contina si oficiul registrului comertului la care a fost inregistrata sucursala si numarul de inregistrare.”

Revenind la reglementarile cuprinse in OG 15/2012, Florica Barbuta ne vorbeste despre Exceptiile de la obligativitatea emiterii facturilor.

“Pana la 01.01.2013, data intrarii in vigoare a OG 15/2012, art.155 din Codul Fiscal, enumera urmatoarele operatiuni pentru care persoana impozabila era scutita de obligatia emiterii facturii, cu exceptia cazului in care beneficiarul solicita factura. Aici ne referim la: transportul persoanelor cu taximetre, precum si transportul persoanelor pe baza biletelor de calatorie sau a abonamentelor; livrarile de bunuri prin magazinele de comert cu amanuntul si prestarile de servicii catre populatie, consemnate in documente, fara nominalizarea cumparatorului.

Prin noile reglementari, se aduc explicatii suplimentare in legatura cu operatiunile pentru care persoana impozabila este scutita de obligatia emiterii facturii, operatiuni redate in continuare:

a) livrarile de bunuri prin magazinele de comert cu amanuntul si prestarile de servicii catre populatie, pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale,
b) livrarile de bunuri si prestarile de servicii, altele decat cele mentionate la lit. a), furnizate catre beneficiari persoane neimpozabile, altele decat persoanele juridice neimpozabile, pentru care este obligatorie emiterea de documente legal aprobate, fara nominalizarea cumparatorului, cum ar fi: transportul persoanelor pe baza biletelor de calatorie sau abonamentelor, accesul pe baza de bilet la: spectacole, muzee, cinematografe, evenimente sportive, targuri, expozitii;
c) livrarile de bunuri si prestarile de servicii, altele decat cele mentionate la lit. a) si b), furnizate catre beneficiari, persoane neimpozabile, altele decat persoanele juridice neimpozabile, care prin natura lor nu permit furnizorului/prestatorului identificarea beneficiarului, cum sunt: livrarile de bunuri efectuate prin automatele comerciale, serviciile de parcari auto a caror contravaloare se incaseaza prin automate, servicii de reincarcare electronica a cartelelor telefonice preplatite.”

Facturarea electronica

Horia Matei (foto stanga), VAT Experienced Consultant Tax Department BDO Tax: „In vederea inlesnirii facturarii electronice se introduc cateva prevederi in legislatie pe care le amintim mai jos. Noile prevederi sunt introduse in contextul dezideratului UE pentru 2020 de introducere a obligativitatii emiterii facturilor numai in format electronic:
• orice factura primita si emisa in format electronic este o factura electronica. In plus, facturile emise pe suport de hartie, scanate si transmise in format electronic sunt considerate facturi electronice. In acelasi timp, facturile create prin instrumente soft insa care sunt transmise si primite pe suport de hartie nu sunt asimilate facturilor electronice.
• facturarea electronica trebuie acceptata de client (acceptarea se poate face in scris, formal, informal si tacit in cazul in care clientul a procesat respectiva factura);
• pentru a se folosi factura electronica este necesar sa se garanteze integritatea continutului, autenticitatea sursei si lizibilitatea (notiuni detaliate in mod expres de normele de aplicare a Codului Fiscal). Atat furnizorul cat si beneficiarul asigura in mod independent indeplinirea acestor conditii;
• pentru asigurarea integritatii si autenticitatii sursei, alaturi de semnatura electronica si EDI, vor fi acceptate si controalele de gestiune care stebilesc piste fiabile de audit intre o factura si o livrare/prestare. Normele de aplicare a Codului Fiscal contin informatii detaliate.

“De asemenea, in ceea ce priveste stocarea electronica a facturilor, se introduc urmatoarele dispozitii”, precizeaza consultantul BDO Tax:
• se pot stoca facturile emise/primite pe suport de hartie sau electronic, indiferent de forma originala in care au fost trimise ori puse la dispozitie, cu conditia sa se asigure autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea acestora de la momentul emiterii/primirii pana la sfarsitul perioadei de stocare;
• facturile emise si primite pe suport de hartie pot fi convetite electronic in vederea stocarii si invers. Indiferent de forma in care este emisa/primita factura, si factura stocata in forma pentru care a optat respectiva companie se considera exemplar original;
• nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica in cazul facturilor atat in cazul stocarii electronice cat si pentru cele convertite din format de hartie in format electronic. In acest sens se vor stoca si datele ce garanteaza autenticitatea originii si integritatea continutului facturilor.”

Pentru a veni in sprijinul companiilor dvs, impreuna cu cei 4 consultanti am incercat sa prezentam pe larg toate modificarile privind noile regului de facturare. Sfatul portalului www.anuaruldeconsultanta.ro este ca, ori de cate ori apar modificari in Codul Fiscal si nu numai, sa apelati la consultanti de specialitate, care nu numai ca sunt la curent cu ultimele reglementari din domeniu, dar stiu sa le si interpreteze si aplice corect.

Material realizat de Carmen Dochita & Emanuel Paun