Oana Nica (foto), Coordonator Business Development, Ernst & Young Romania

Managementul portofoliului de proiecte (MPP) este un concept-cheie care se traduce astazi prin gestionarea centralizata a proceselor, metodelor si tehnologiilor necesare pentru a conduce un grup integrat de proiecte. Cel mai important in tot acest proces este determinarea mix-ului optim de resurse pentru livrare, dar si planificarea activitatilor pentru a raspunde scopurilor financiare si operationale ale companiei. Cu alte cuvinte, MPP-ul transpune strategia si obiectivele in proiecte adecvate si, mai apoi, asigura executarea acestora.

De la strategie la proiecte
Studiile din acest domeniu demonstreaza ca, in urma implementarii MPP-ului, succesul per total a crescut cu 30-40%. Practic, in spatele fiecarui proiect se afla o strategie care raspunde unui scop specific. Managementul proiectelor poate realiza acest scop, deoarece ofera o structura temporala eficienta pentru proiectele planificate. Modelul general simplificat prezinta individual fiecare management de program, iar rezultatul este ca poate fi efectuat mult mai repede. O notiune mai recenta, cu originea in anii ’90, este managementul portofoliilor, care include de fapt toate structurile de management de program aplicate pentru fiecare proiect.

Abordarea corecta – cum implementam eficient MPP-ul?
MPP-ul are patru etape principale care ii confera o forma de palnie. Punctul de inceput este strategia companiei, ce trebuie transpusa in scopuri si obiective precise. Urmatorul pas este analiza portofoliul curent de proiecte, programe si idei pentru a putea stabili legaturile dintre aceste initiative, strategie si obiective. In acesta etapa, este importanta intelegerea stadiului in care se afla proiectele curente, pentru a putea fi verificata validitatea informatiilor detinute.

Al treilea pas implica crearea efectiva a unui plan MPP, ceea ce inseamna, de fapt, o atentie deosebita acordata resurselor. Acestea trebuie sa fie adecvate astfel incat sa livreze un portofoliu reusit. Practic, echipa de management trebuie sa dobandeasca o intelegere detaliata a constrangerilor la nivelul resurselor de ordin uman, financiar, know-how si fizic din cadrul companiei.

Ultimul pas este stabilirea structurii portofoliului si a cadrului de conducere. Desi crearea unui portofoliu pentru toate proiectele este posibil, in general, este mai usor si mai eficient ca initiativele sa fie coordonate atunci cand sunt grupate.

Prioritizarea si echilibrarea portofoliilor
Odata ce portofoliile de proiecte au fost stabilite, urmatorul pas este prioritizarea, urmarind raportul eficienta – rezultate maxime din resurse utilizate eficient. Chiar daca este un pas dificil, exista o serie de instrumente si tehnici care vin in sprijinul echipei de management, precum: arbori de decizie, vot, metoda Delphi etc.

Ulterior, MPP-ul asigura executia efectiva a sarcinilor cu ajutorul unor foi de calcul simple si al unor programe de schimb de cunostinte, ce pot fi folosite pentru comunicarea cu partile interesate. Aceasta metoda este cunoscuta drept abordare orientata de sus-jos. In privinta celorlalte doua abordari, de jos-sus si interior-exterior, primul pas este crearea unei liste cu proiectele curente iar pasul urmator este fie indreptarea catre o strategie, fie  indreptarea catre proiectele aprobate spre executie.

Pentru ca acest proces sa devina regulat, este necesar sa se stabileasca o structura fizica de conducere; in cazul portofoliilor multiple, grupul de conducere controleaza interdependentele create intre portofolii.

Decizia de implementare a MPP-ului este deseori bazata pe impactul pe care il are asupra indeplinirii obiectivelor de afaceri ale companiei. Atunci cand este implementata corect, portofoliile de proiecte satisfac scopurile specifice ce contribuie la strategia generala a organizatiei.

Pentru a reusi, companiile trebuie sa verifice corespondenta intre obiective si strategie, sa incadreze initiativele in portofolii, pentru usurinta manevrarii, si, in final sa le claseze in ordinea importantei. Daca acesti pasi sunt respectati, compania va avea cu siguranta succes.